ENGАлексей Соломатин — основатель сервиса FactoryFinder
Несмотря на множество исследований на тему продуктивного использования рабочего времени и доказанный факт, что из восьми часов рационально используются лишь три, в законодательстве большинства стран фигурирует цифра 8. Даже если компания позволяет работать по гибкому графику, чаще всего речь идет о возможности приходить в офис в промежуток 9-12 и уходить с 18-20 ч. Итого — восемь часов в день, сорок часов в неделю. И пусть автомобили собираются роботами, на заводах трудится в десятки раз меньше сотрудников, а вычислительная мощность компьютеров возрастает до немыслимых ранее пределов — человек продолжает работать по 40 часов в неделю, отдавая дань традиции, но КПД не увеличивается. В этой колонке мы разберем причины подобного консерватизма и пути его обхода.
Как это возникло?
1914-й год. Генри Форд вводит 8-часовой рабочий день вместо привычного 15-часового. Решение революционное, и именно оно помогает за два года увеличить оборот компании вдвое. Три года спустя, в 1917-м году, 8-часовой рабочий день приходит в СССР. В субботу население не отдыхает, поэтому рабочая неделя длится 48 часов. Закон от 1991 года ограничивает норму выработки до 40 часов, что при 5-дневной рабочей неделе составляет 8 часов в день.
Трата времени
В 2016 году Бюро трудовой статистики США провело опрос среди 2 тысяч респондентов, чтобы узнать, сколько времени уходит на решение рабочих вопросов, а сколько тратится впустую. Исследование показало: среднестатистический сотрудник ежедневно работает 8,8 часов, из них 65 минут в день он читает новостные сайты, 44 минуты проверяет свои социальные сети и 40 минут общается с коллегами. Список нерабочих активностей в офисе значителен: перекуры и звонки друзьям, заваривание чая и перекусы на рабочем месте, общение в чатах и мониторинг сайтов по поиску работы. По факту на работу сотрудник тратит порядка 3 часов, все остальное время — прокрастинация и социализация.
Слишком много напряжения
Отдых — это смена деятельности. Чтобы мозг мог быстро фокусироваться на новых задачах, ему необходима своевременная разрядка, но человек, работающий за компьютером, приходит домой и продолжает проводить время у монитора. О том, что рабочий день не должен превышать 8 часов в день, написано много материалов: это и исследования об ультрадианных ритмах (см. The Energy Project), и возможность человека концентрироваться на работе ограниченное время, и особенности генетики. Постоянные переработки тоже снижают концентрацию в рабочее время, нанося дополнительный урон по внимательности и аккуратности сотрудника.
Боязнь автоматизации
Уже второй год команда FactoryFinder общается с представителями самых разных предприятий — от частных предпринимателей до сотрудников крупных заводов и концернов. За два года непрерывной деловой коммуникации специалисты проанализировали рынок закупок и констатировали, что лишь единицы пользуются всеми технологическими возможностями, доступными каждому.
Большинство предприятий по старинке отдают предпочтение механическому труду: ручным проверкам контрагентов, ручному сравнению лучших предложений, ручному заполнению всех необходимых форм и ведению баз данных. Самый очевидный параметр, автоматизированный практически во всех сферах, кроме закупок, — сравнение и ранжирование предложений по ценам. Тот факт, что сотрудники отделов закупок продолжают заполнять таблицы и сортировать данные вручную, в то время как агрегаторы отелей уже десятилетие выполняют схожую функцию в разы быстрее, говорит сам за себя.
Работа над ошибками
На примере ряда клиентов, обновивших собственные бизнес-процессы, мы пришли к следующим выводам:
- Автоматизация может значительно сократить не только время на выполнение задач, но и штат сотрудников. При этом компания не просядет ни по количеству проведенных сделок, ни по их качеству, ни по финансовым показателям. Помимо сэкономленного времени автоматизация гарантирует отсутствие ошибок, описок и всего того, что обычно закладывается в понятие «человеческий фактор».
- Вся стандартная дневная работа может быть выполнена за 3-4 часа активной деятельности. Если вы обладаете достаточными полномочиями, чтобы повлиять на длительность рабочего дня в компании, предложите сотрудникам сократить рабочий день при условии выполнения всех дневных KPI за 5 часов. Устройте тестовый период — два-три месяца. Все то время, что работники проверяют свои социальные сети и читают новостные ленты, они смогут проводить вне офиса — этот вариант, как правило, устраивает каждого.
- Если сократить 8-часовой рабочий день не в ваших силах, введите за правило устраивать перерыв каждые 1,5-2 часа. Вы в любом случае выполните норму, но будете заметно меньше уставать к концу рабочего дня.
Главное — помните: продуктивность и нацеленность на результат никоим образом не зависят от времени, которое вы проводите в офисе.
