ENG
Добавить в избранное
Мнение, Технологии

Для чего нужен аудит компании перед заказом IT-оборудования

Виктор Абраменко

Виктор Абраменко

Эксперт компании NBCom Group

Основными трендами российской IT-отрасли в 2022 году стали импортозамещение, рост вложений в обеспечение кибербезопасности и повышенный спрос на сопутствующие IT-услуги. К ним относятся IT-аутсорсинг, системная интеграция, поддержка и внедрение информационных систем, а также IT-аудит. Именно объем сопутствующих IT-услуг будет прибавлять по 4–5% прибыли в год. Наиболее востребованным является аудит цифровой трансформации. 

Что такое IT-аудит и зачем он нужен бизнесу?

IT-аудит — это экспертная оценка IT-инфраструктуры организации. Он позволяет выявить скрытые проблемы и дефекты в работе оборудования, а также причины, по которым устройства и ПО не используются персоналом или работают неэффективно. Например, сотрудники компании жалуются руководителю на «зависающую картинку» во время онлайн-совещаний. Причин возникновения такой проблемы может быть несколько: от некорректно подключенного кабеля до отсутствия понимания сотрудников, как работать с оборудованием. Без знания причины невозможно составить план работ и решить проблему. В данном случае разобраться в неполадках поможет IT-аудит.

Не только «железо»: что включает в себя IT-аудит?

IT-аудит — это комплексный подход к оценке цифровой инфраструктуры, поэтому эксперты анализируют не только ее техническое состояние, но и бизнес-процессы, поведение сотрудников, их взаимодействие с техникой. Социальный анализ — важная часть аудита, которая помогает разобраться в причинах: почему, например, люди в организации не пользуются устройствами.

Представим ситуацию: при открытии нового офиса собственник бизнеса размещает несколько экранов в самых посещаемых локациях — ресепшн, зона отдыха, зал для совещаний. Все для того, чтобы транслировать корпоративную жизнь компании, достижения, объявления. Однако спустя год-два оказывается, что на экранах 90% времени транслировался один логотип. Чтобы узнать, почему так произошло, нужно:

  1. Выявить причины отсутствия интереса к средствам корпоративного информирования у сотрудников, руководства.
  2. Устранить технические неполадки при наличии.

Далее необходима социальная работа:

  1. Приучить сотрудников пользоваться техникой.
  2. Получить гарантию того, что персонал умеет пользоваться всеми корпоративными цифровыми решениями.
  3. Обучить сотрудников при необходимости.

У некоторых заказчиков при проектировании офиса или во время закупки техники социальное исследование на выявление потребностей или барьеров среди сотрудников не проводилось. В итоге закуплено дорогое оборудование, но персонал не умеет им пользоваться. Если вы столкнулись с такой ситуацией (оборудование есть, а интереса к нему нет), в первую очередь необходимо:

  1. Понять страхи и потребности сотрудников, ведь техникой пользуются они.
  2. Перейти к технической стороне вопроса: проанализировать, насколько актуальны, современны и легки в использовании существующие корпоративные решения.
  3. Когда проблема стоит остро, техникой не пользуются совсем, предложить перепроектирование или переоснащение офиса для большего удобства сотрудников и достижения целей компании.

С какими запросами обращаются чаще?

Одна из частых причин обращений в нашу компанию — подготовка офиса к переезду в новое здание вместе с существующим оборудованием. Тогда мы проводим парный IT-аудит: функционирующего и будущего помещения, где инфраструктуры нет. По итогам аудита принимается решение, например, о дополнительной закупке оборудования или его замене.

Также клиенты запрашивают аудит для понимания расходов на закупку оборудования в офис. В рамках аудита пишется технико-экономическое обоснование (где учитывается количество необходимой техники), на основании которого можно определить бюджет. Дополнительно наша компания по желанию заказчика, например, берет на себя всю «головную боль» клиента: коммуникацию с генеральным проектировщиком, составление технических заданий.

Еще одна причина для аудита — оптимизация офиса. С 2020 года компании стали переходить на гибридный режим работы: вводят бронирование рабочих мест (когда сотруднику на «удаленке» необходимо посетить офис), реорганизуют бизнес-пространство. Чтобы грамотно перейти на гибрид, проводится аудит. В него входит интервью с каждым сотрудником, оценка существующего оборудования, подготовка проекта по оптимизации. После чего определяется, какую технику поставить, какую докупить, а какую, возможно, передать в личное пользование.

У кого востребована услуга IT-аудита?

В основном заказчики IT-аудита — крупные промышленные и IT-компании. Часто для них аудит является пакетным решением: клиент просит нас разработать техническую концепцию будущего помещения офиса, для чего необходим анализ архитектуры. Чтобы примерно понимать расценки на такого рода проекты, приведу пример: IT-аудит двух офисов крупной IT-компании обошелся в 1,2 млн рублей. В перечень работ вошло: комплексный анализ инфраструктуры переговорных комнат существующего офиса (30 точек, 350 сотрудников, площадь 4 тысяч кв. м) и помещение, в которое компания планирует переезжать (50 точек, 4–6 тысяч сотрудников, площадь 20 тысяч кв. м).

Малый и средний бизнес обращаются реже, так как у них небольшой штат и неразвитая инфраструктура, в связи с чем аудит можно сделать собственными силами.

Аудит собственными силами: возможность или фантазия?

Цель аудита — объективная и независимая оценка состояния IT-инфраструктуры компании и бизнес-процессов. Для этого нужно:

  1. Оценить отношение сотрудников к IT-оборудованию, их пользовательский опыт. Если оценка отрицательная — выявить причины.
  2. Поручить проверку технического состояния техники в компании IT-службе.
  3. Составить план действий: что необходимо изменить, чтобы получить отдачу от вложений в IT-инфраструктуру: заменить «железо», обучить персонал.

Как показывает опыт, штатные специалисты редко могут быть беспристрастными к своему труду. И выясняется это уже на первом пункте списка, указанного выше. Кроме того, во время такого самостоятельного внутреннего аудита сотрудники сталкиваются со множеством сложностей:

  1. Отсутствие информации о предыдущих неполадках в работе оборудования, методах их устранения (редко, когда результаты или отчеты о проведенных мероприятиях сохраняются).
  2. Отсутствие четкого ТЗ от руководства: описания проблем и обозначения задач.
  3. Отсутствие документированного описания текущей IT-инфраструктуры (инструкций).
  4. Отсутствие общей базы паролей и доступов (менялись IT-специалисты и не передавали всю информацию руководству).

Чтобы выполнить такой пул работ, нужно обладать опытом, компетенциями и, что самое важное, взглядом со стороны. Именно поэтому даже крупные IТ-компании с высококвалифицированными специалистами в штате отдают аудит на аутсорсинг, в том числе пользуются услугами NBCom Group как стороннего подрядчика, чтобы обнаружить те проблемы в IT-инфраструктуре, которые не заметили сотрудники, постоянно работающие с ней.

В рамках работы на аутсорсе проводится анализ архитектуры и всех смежных направлений проекта, заказчик получает понимание того, возможно ли организовать беспроводную трансляцию, достаточно ли розеток, подходит ли помещение под бизнес-задачи.

Как выбрать подрядчика самостоятельно:

Если вы после прочтения этого материала задумались о том, чтобы нанять компанию для аудита IT-инфраструктуры, предлагаю небольшой чек-лист, который поможет выбрать надежного подрядчика. На что следует обратить внимание:

  1. Руководствуйтесь сроком присутствия подрядчика на рынке.
  2. Проверьте сведения о компании, например, в СБИС. Изучите отзывы.
  3. Назначьте подрядчику встречу и поговорите лично. Живой диалог скажет больше о порядочности компании, чем самый продвинутый сайт. Иногда у лучших подрядчиков нет сайта, так как они настолько востребованы, что до себя не доходят руки.
  4. Опросите знакомых, коллег по отрасли или бизнесу. «Сарафанное радио» по-прежнему работает.

Подписывайтесь на канал «Инвест-Форсайта» в «Яндекс.Дзене»
Наши телеграм-каналы:
Стартапы и технологии
Новые бизнес-тренды
Загрузка...
Предыдущая статьяСледующая статья