Быстрые цифровые закупки

Товары для офиса, электрика, средства защиты — для работы даже небольшой компании нужны сотни позиций так называемой «малоценки», которые необходимо найти и закупить в сжатые сроки. Однако крупные дистрибьюторы с «хорошими» условиями редко участвуют в таких конкурсах. Как найти «цифровых поставщиков» и оптимизировать бизнес-процессы с помощью автоматизации закупок?

Высокие риски на малые покупки

Конкурентная закупка требует соблюдения определенного набора обязательных действий. Независимо от величины заказа поставщикам приходится формировать заявки, договоры, размещать документы на электронной площадке и прочее. В случае дорогостоящего оборудования или услуг эти усилия обоснованы. Однако с низкостоимостными товарами ситуация обстоит иначе; результат «расторговки» при этом не всегда очевиден. На выходе компания получает предложения, как правило, от нескольких региональных поставщиков, что в итоге сопровождается рисками:

• Обстановка по разным регионам на один и тот же продукт складывается по-разному, а разброс по цене часто оказывается кратным.
• Конкурс может не состояться из-за отсутствия заявок.
• Победить может поставщик с продуктом ненадлежащего качества.
• Иногда победители тендера «исчезают с радаров», срывают сроки или просто не предоставляют нужные документы.

Решением проблем стал очевидный переход на цифровые автоматизированные сервисы. Их основная цель — уменьшить трудоемкость и объем коммуникаций между подразделениями компании, повысить контроль и прозрачность закупочных процессов.

Бизнес чувствует, что стоит на пороге перемен. По данным агентства Gartner, к 2025 году 23% директоров по цепочкам поставок собираются выстроить собственные экосистемы, в то время как сейчас этот показатель не превосходит 1%. Все большее внимание уделяется такому понятию, как цифровая зрелость, digital maturity. Крупный бизнес говорит об интернете вещей, цифровых двойниках и блокчейне. Безусловно, в российском бизнесе есть пионеры трансформации, которые перестраивают бизнес-процессы и всю IT-инфраструктуру.

Но реальность такова, что у большинства компаний в России просто нет бюджета на масштабные инвестиции в IT. И если говорить о практике, то им приходится решать куда более рутинные задачи. Например, содержать в актуальном состоянии номенклатурный справочник по закупаемому товару.

Как перейти на «цифру»

Если у компании нет бюджета на глобальную IT-трансформацию закупок, то задачу решает поставщик с развитой цифровой платформой, способной поддерживать бизнес-процессы заказчиков. Альтернативой создания собственных решений выступают цифровые инструменты для закупок, предложенные на рынке: специализированные решения в категории SRM (supplier relation management) и SBM (supplier base management), а также электронные торговые площадки и маркетплейсы, адаптированные для корпоративных клиентов или даже сделанные под заказ конкретного предприятия.

Создание таких систем могут себе позволить только комплексные поставщики первого эшелона. Тендер как условие организации закупочной деятельности предприятия при этом сохраняется, но проводится один раз на всю номенклатуру на долгосрочный период. Именно комплексная закупка позволяет получить у поставщика максимально выгодную цену.

При выборе поставщика учтите факторы:

• ассортимент и наличие товара, бренды;
• логистическое плечо между ближайшим складом поставщика и объектами компании;
• техническая поддержка, референс-лист поставщика;
• коммерческие условия (цена, отсрочка платежа, срок поставки и т.д. );
• наличие и функциональность цифрового сервиса;
• опыт и наличие собственной команды для IT-интеграции.

Сравнение потенциальных поставщиков по этим критериям поможет выбрать оптимального партнера. Цифровые сервисы встраиваются в закупочные процессы и позволяют без дополнительных согласований выбирать и покупать необходимое оборудование. Цифровые закупки высвобождают время сотрудников. Инженер или любой другой инициатор закупки освобожден от обязанности обращаться в службу закупок, так как уже видит и работает с готовым ассортиментом, который был заранее согласован.

Еще один плюс — прозрачность. Цифровые сервисы позволяют легко контролировать поставщика. Платформы отображают публичные цены производителя (public price) и уровень скидки. В свою очередь многоуровневый контроль позволит отследить действия сотрудников: кто инициировал заказ и для каких нужд, кто согласовал, кто разрешил использовать аналог. Бухгалтерия также получит все закрывающие документы благодаря встроенному электронному документообороту.

Девять простых шагов в сторону цифровых закупок:

1. Проверьте, какой процент проблемных закупок по «малоценке» был в течение года (пропавшие поставщики, срывы сроков, ошибки в комплектации заказа, брак и контрафакт).
2. Подсчитайте свой годовой объем закупок по категориям «малоценки».
3. Исследуйте рынок и выявите комплексных крупных поставщиков.
4. Оцените поставщиков по нескольким критериям, включая географию присутствия (она должна соответствовать местоположению ваших офисов и производственных площадок) и наличию онлайн-сервиса для подбора и заказа товаров.
5. У поставщиков, которые подходят в наибольшей степени, узнайте о возможности формульного ценообразования.
6. Протестируйте предложенные онлайн-сервисы на возможность настройки различных прав пользователей со стороны клиента — для поддержки процесса согласования заказа.
7. Соберите ценовые предложения поставщиков.
8. Выберите оптимального партнера по сумме факторов.
9. Используйте быстрые цифровые закупки в «малоценке».