Деньги компании как личный кошелек: чем рискует собственник бизнеса

С расчетного счета нередко оплачивают продукты, поездки, технику или ремонт квартиры. Однако для ИП и ООО последствия различаются принципиально. ИП и физическое лицо — это один субъект. Деньги на счете принадлежат предпринимателю. У ООО имущество обособлено: средства компании не принадлежат участнику или директору, даже если он единственный владелец бизнеса.

Можно ли оплачивать личные покупки с расчетного счета

Индивидуальный предприниматель. ИП вправе распоряжаться заработанными деньгами по своему усмотрению. Оплата личной покупки с расчетного счета не создает нового дохода и не приводит к повторному налогообложению.Однако такая покупка не становится предпринимательским расходом. Ее нельзя использовать для уменьшения налога или получения вычета по НДС. Безопаснее всего сначала перевести деньги на личную карту с назначением: «Перевод собственных средств на личные нужды. Без НДС», а затем оплачивать личные расходы. Такой перевод не уменьшает налоговую базу ИП и меньше привлекает внимание банка и налоговой.

Общество с ограниченной ответственностью. ООО не должно оплачивать личные расходы участника или директора без законного основания. Такая операция должна быть оформлена как задолженность владельца перед обществом, доход в натуральной форме, заем, продажа имущества, дивиденды либо иная законная выплата. Просто списать сумму как «личные расходы директора» нельзя.

Какие налоговые риски возникают у ИП и ООО

Риски для ИП. Главный риск появляется, если личную покупку вдруг включили в расходы.

Допустим, на УСН «доходы минус расходы» налоговая исключит сумму, доначислит налог, пени и при наличии оснований выпишет штраф. На общей системе налогообложения личные затраты нельзя учитывать в составе профессионального вычета.

Если вы еще и плательщик НДС, то при оплате со счета личных нужд вы не вправе заявлять вычет по этой покупке. Товар или услуга должны использоваться исключительно в облагаемой деятельности.

На УСН «доходы» покупка не влияет на налог, поскольку расходы не учитываются. Но смешение деловых и бытовых платежей затрудняет ваш же учет и может вызвать вопросы банка. Особенно заметны снятия наличных, переводы физическим лицам и крупные бытовые расходы после поступления выручки.

Риски для ООО. Для ООО последствия намного серьезнее.

Во-первых, личный расход исключат из базы по налогу на прибыль или УСН. Заявленный по нему НДС снимут с вычета.

Во-вторых, у участника или директора может возникнуть доход в натуральной форме. Например, когда ООО оплачивает ему отдых, ремонт квартиры, лечение, обучение ребенка или личную технику. Компания должна рассчитать и удержать НДФЛ с этих сумм.

В-третьих, если выгода предоставлена директору или работнику в рамках трудовых отношений, кроме НДФЛ необходимо рассчитать и оплатить страховые взносы 30% от суммы.

В-четвертых, если покупка оформлена на ООО, а затем передана владельцу, операцию могут признать продажей или безвозмездной передачей имущества. Возникают последствия по НДС и налогу на прибыль.

Кроме того, неправильное списание искажает бухгалтерскую отчетность. Вместо расхода в учете могла существовать задолженность владельца перед компанией. Одна такая покупка способна привести к исключению расходов, доначислению НДС, НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов.

Что делать, если личная покупка уже оплачена со счета бизнеса

Сначала установите:

1. на кого оформлены договор, счет и чек;
2. кто стал собственником имущества;
3. кто фактически им пользуется;
4. попала ли сумма в расходы;
5. был ли заявлен НДС.

Если личную покупку оплатил ИП, но она не включена в расходы и по ней не заявлялся НДС, достаточно обозначить операцию как личную. Здесь рисков нет.  Если же расход уменьшил налоговую базу, то  его нужно исключить. При занижении налога подается уточненная декларация, доплачиваются налог и пени.

Для оплаты с ООО возможны следующие варианты.

• Возврат денег. Физическое лицо возмещает компании сумму. В учете отражается его задолженность, а в назначении платежа указывается: «Возмещение ошибочно оплаченных личных расходов».
• Продажа имущества владельцу. Применяется, если покупателем было ООО. Нужно оформить передачу, определить цену, отразить выручку и проверить НДС и применение ККТ.
• Заем. Допустим, деньги действительно будут возвращены. Договор должен содержать срок, проценты и порядок возврата. Беспроцентный заем взаимозависимому лицу может образовать облагаемую НДФЛ материальную выгоду.
• Доход в натуральной форме. Если деньги не возвращаются, компания начисляет доход, исчисляет НДФЛ и страховые взносы.
• Зачет дивидендами. Возможен после принятия решения о распределении чистой прибыли и удержания НДФЛ.

Нельзя задним числом придумывать командировку, представительские расходы, заем или дивиденды. Документы должны соответствовать фактам.

Как владельцу законно получать деньги из бизнеса

ИП в итоге намного удобнее и выгодней. ИП может переводить деньги с расчетного счета на личный. Дополнительный налог с такого перевода не возникает. Но нужно заранее оставить резерв на налоги, зарплату, поставщиков и другие обязательства.

У владельца ООО есть несколько законных способов.

• Зарплата и премии. Компания удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы.
• Дивиденды. Выплачиваются из чистой прибыли на основании решения участников. Взносами не облагаются, но с них удерживается НДФЛ.
• Возврат займа. Если участник ранее предоставил деньги обществу, ООО может вернуть основную сумму долга. Это не новый доход владельца.
• Арендная плата. Владелец вправе сдавать компании помещение, автомобиль или оборудование. Договор, цена и использование имущества должны быть реальными.
• Возмещение деловых расходов. Компания может вернуть директору деньги, потраченные в интересах бизнеса, при наличии документов.
• Заем от ООО. Возможен временно, но сумму нужно вернуть. Льготные условия могут создать облагаемую НДФЛ материальную выгоду.

Главное правило: личные расходы оплачиваются личными деньгами. ИП сначала переводит собственные средства на личную карту. Владелец ООО получает деньги только по оформленному основанию: зарплата, дивиденды, возврат займа, аренда, возмещение расходов или иной законный платеж.