Кадровый электронный документооборот в России: правовые основы, гарантии и практика

Цифровая трансформация кадрового делопроизводства в России перешла из стадии эксперимента в правовую реальность. Благодаря ряду законодательных инноваций электронный кадровый документооборот (КЭД) стал полноценной альтернативой бумажному. 

Правовой фундамент

Отправной точкой современного регулирования стал Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Он внес системные изменения в Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1 ТК РФ), легализовав электронный кадровый документооборот с полным правовым статусом.

Юридическая состоятельность электронного кадрового документа основывается на нормах Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он устанавливает, что квалифицированная электронная подпись (КЭП) наделяет электронный документ полной юридической силой, приравнивая его к бумажному аналогу с собственноручной подписью.

Добровольность перехода и право на отказ

Законодатель наделил работников четкими гарантиями, делая КЭД не обязанностью, а правом:

• Для действующих сотрудников переход возможен только с их добровольного письменного согласия, оформленного через дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). Работник вправе отказаться без каких-либо последствий, и работодатель обязан продолжать ведение документации в бумажной форме.
• Для новых сотрудников условие о КЭД включается непосредственно в текст трудового договора. Подписывая его, работник соглашается на такой формат работы.

Кто и за чей счет получает электронную подпись?

Работодатель обязан приобрести и обслуживать КЭП для себя за свой счет. Эта подпись используется для приказов, договоров и иных исходящих документов. Она является аналогом печати и подписи руководителя организации. Работник также должен иметь КЭП для подписания документов. Вопрос финансирования здесь решается следующим образом:

• Бесплатный вариант. Сотрудник вправе бесплатно получить КЭП через портал «Госуслуги» (для этого требуется подтвержденная учетная запись). Это прямо предусмотрено законодательством для целей трудовых отношений.
• Платный вариант. Если руководитель настаивает на использовании коммерческого оператора ЭДО, отличного от инфраструктуры «Госуслуг» и получение КЭП через этого оператора является платным, расходы обязан нести работодатель.

Таким образом, в большинстве сценариев работник может участвовать в КЭД не неся финансовых затрат.

Вариативность выбора оператора ЭДО

Закон не предписывает использование какой-либо конкретной системы. Работодатель свободен в выборе:

• Коммерческие операторы ЭДО. На рынке существует множество аккредитованных коммерческих провайдеров, предлагающих расширенный функционал и интеграцию с системами бухгалтерского и управленческого учета.
• Государственная платформа «Работа России». Этот портал является полноценной и бесплатной альтернативой. Его ключевые преимущества — отсутствие абонентской платы и тесная интеграция с госсистемами, включая ФНС России.

Решение принимается работодателем, исходя из задач и бюджета.

Юридическая сила документов КЭД в суде и перед трудовой инспекцией

Для суда электронный кадровый документ, подписанный КЭП, является полноценным письменным доказательством. Его юридическая сила не оспаривается. Для подтверждения подлинности суд может запросить сведения у удостоверяющего центра, который выдал подпись. Архив таких документов, хранящийся у работодателя или оператора ЭДО, должен обеспечивать их неизменность и сохранность в течение всего срока, установленного для хранения кадровых документов.

При проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ):

• Инспектор ГИТ не вправе требовать предоставления кадровых документов на бумажном носителе, если они ведутся в электронном виде в соответствии с законом.
• Работодатель предоставляет инспектору удаленный доступ к системе ЭДО в режиме «чтения» или направляет заверенные КЭП копии документов через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или на электронную почту.
• Статья 358 ТК РФ прямо запрещает получать персональные данные работников без их согласия, если иное не предусмотрено законом. Легитимный доступ к документам в рамках КЭД, где работник уже дал согласие на обработку и использование своей подписи, снимает эту проблему.

На какие документы не распространяется электронный кадровый документооборот (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• документация по трудовой деятельности: электронные трудовые книжки и формируемые в рамках системы электронного документооборота (СЭД) сведения о трудовой деятельности (СТД-Р);
• отчетность по производственному травматизму: акты о несчастных случаях на производстве, оформленные по установленным законодательством формам;
• расторжение трудовых отношений: приказы (распоряжения) о прекращении трудового договора с сотрудником;
• подтверждение соблюдения норм охраны труда: документы, фиксирующие факт проведения и прохождения работниками обязательных инструктажей по безопасности.

Современное российское законодательство создало для кадрового электронного документооборота прочный правовой каркас, основанный на принципах добровольности, равной юридической силы и вариативности.