ENG
В связи со сложной экономической ситуацией многие работодатели вынуждены сокращать расходы на оплату труда. В этой ситуации главная задача руководителя — оптимизировать работу компании, повысить эффективность работы каждого сотрудника и процесса, чтобы из любого действия получать максимальный результат.
Внедрите систему подсчета статистики
Совет очень простой, однако до кризиса многие предприниматели им пренебрегали. Введите системы для формирования отчетности и аналитики по типу СRM или ЕRM, чтобы отслеживать работу каждого сотрудника — сколько продуктов производит, сколько делает звонков, продаж, заявок и других действий в зависимости от должности. Существуют удобные сервисы, которые объединяют разные инструменты для бизнеса и помимо CRM включают другой функционал. Например, очень удобна система Zoho, которой пользуюсь сам.
Вести отчетность можно даже в Excel, если руководителю комфортно с ней работать. Главное — уметь анализировать собранную информацию и видеть, кто дает хорошие показатели, а кто не очень. В этом кроется огромный потенциал для повышения эффективности.
Работайте с теми, кто дает результат
Уделяйте больше внимания сотрудникам, которые проявляют активность, заинтересованы в работе и приносят хорошие результаты. Отдайте им все внимание, и менее проявленные кадры будут подтягиваться. Ведь никому не нравится, когда их игнорируют и не замечают.
Исключение — люди, которые хотят получить оклад за присутствие и не имеют никакой мотивации. Если их рабочие показатели совсем низкие, то держать человека в ущерб компании нет смысла. Одно дело — увольнять сотрудников, потому что нет возможности оплачивать их труд, а другое — когда они тормозят рост компании, не дают результатов и демотивируют остальных. В таких случаях самый эффективный способ оптимизации — уволить 2–3 человека. Он сработает лучше, чем все остальное.
Протестируйте сотрудников
Часто предприниматели очень плохо знают свой персонал — их личные качества, таланты, преимущества и недостатки. Если вы никогда не проводили тесты для сотрудников, то очень вероятно, что теряете возможность применить все их способности на пользу компании. Поэтому рекомендую сделать оценку персонала и заказать профессиональное тестирование. Это в том числе выявит слабых и токсичных людей в команде, которые подавляют окружение и заряжают атмосферу негативом. Результаты теста помогут грамотнее управлять командой, опираясь на особенности характера человека.
Активнее координируйте и поддерживайте команду
Чаще проводите планерки и общайтесь с персоналом. Выясняйте, что происходит с проектами, регулярно ставьте задачи с дедлайном и контролируйте показатели. Например, мы с командой по понедельникам проводим большую планерку, чтобы разобрать вопросы по финансам, целям на неделю и конкретным ситуациям. Затем каждый день уделяем не больше часа, чтобы поставить задачи на день и проконтролировать, как идет работа.
Также важно поддерживать команду. Спрашивайте, что сотрудникам нужно, чтобы улучшить результат, и чего им не хватает. Иногда проблема кроется в недостатке мотивации. Например, в своей команде часто спрашиваю сотрудников не о том, почему они хотят работать именно в этой компании, а о личных целях. Кому-то нужно закрыть кредит, другой хочет купить машину или квартиру, съездить в отпуск.
Если руководитель в этой ситуации поможет сотруднику достичь личную цель, он может закрыть и задачу компании. Как это сделать? Спросите, какая сумма нужна специалисту, и разберитесь вместе, как ему заработать больше денег — провести спецпроект, крупную сделку, выстроить новый отдел, программу или закрыть определенное количество продаж. То есть руководитель должен дать четкую задачу: «Хочешь миллион — сделай вот это, и через 3 месяца он твой». Если сотрудник с помощью руководителя достиг личную цель, его лояльность к компании становится выше, и вероятность, что вы потеряете хорошего специалиста, сильно снижается.
Ещё один пример того, как можно помочь компании, решив проблему сотрудника. Руководитель контент-отдела в нашем клубе основателей стартапов сказала, что хочет уйти из-за большой нагрузки. Мы пообщались и решили нанять ей личную помощницу. Ей делегировали рутину, а руководителю освободили время на работу, которую может делать только она. Так мы сохранили хорошего специалиста, повысили качество работы и укрепили отношения «сотрудник-работодатель».
Измените систему оплаты
В докризисные времена корпорации спокойно платили большие оклады. Сейчас это неэффективно, поэтому лучше создать систему оплаты, подстроенную под результат. Например, предложить маленький оклад и дополнительный процент от привлечения клиентов и закрытия KPI, чтобы мотивировать на работу. Здесь важно показать, что по такой системе сотрудник может получать гораздо больше, чем на обычном окладе, но размер зарплаты будет зависеть только от его действий.
На это согласится не каждый сотрудник, но если он действительно мотивирован и готов работать, ему нечего бояться, ведь это взаимная польза для специалиста и компании. Например, в моей команде один парень пару месяцев работал за 20 тыс. рублей на окладе, а когда поставили четкое KPI и оплату за конкретные задачи, он стал получать в 4 раза больше — 80 тыс. рублей. У руководителей компании зарплата зависит исключительно от результатов.
Наведите порядок в организационной структуре
Необходимо четко понимать, какие сотрудники нужны в команду. Соберите полный перечень должностей, определите функции, которые они будут выполнять, и как смогут взаимодействовать с коллегами. Необходимо, чтобы каждый занимался своим делом и понимал, в чем его ответственность.
Однако в кризис многие выполняют не только свои обязанности, но и чужие. В таком случае внесите ясность в процессы — расскажите, что теперь должен делать каждый сотрудник и за что отвечать. Это поможет избежать подвешенных задач и сэкономит время на поиск человека, который ее выполнит. Если необходимо, проведите дополнительные вебинары или купите курсы, чтобы обучить сотрудников нужным навыкам. Если просто сказать человеку, что теперь у него +5 новых обязанностей, которых он прежде не делал, это скорее приведет к еще большему замешательству. Мы в команде постоянно проводим обучение, прописываем инструкции, схемы работы, показываем примеры.
Также важно объяснять, для чего подобные перестройки необходимы. Поскольку кризис часто сопровождается убытками, важно донести, что если команде не удастся повысить эффективность, высока вероятность, что проблемы с доходом будут как у компании, так и у сотрудников.
Делегируйте и поощряйте
Частая ошибка предпринимателей в том, что они берут полную ответственность на себя и не дают сотрудникам принимать решения. На деле это убивает всякую инициативу со стороны исполнителей. Поэтому постарайтесь выстроить горизонтальную систему управления, чтобы все процессы проходили не через руководителя, а через общую коммуникацию отделов. Возможно, придется изменить мышление, чтобы позволять сотрудникам брать на себя ответственность без лишнего контроля, но результат того стоит.
В кризис важно повышать производительность команды, и для этого есть разные способы. Важно найти слабые точки — людей, процессы, продукты, сервис; принять меры, чтобы ситуацию изменить, и быть готовым отказаться от прежних порядков.
