Как безопасно распределять косвенные расходы

Умение распределять затраты — одна из ключевых компетенций финансиста. 

Это необходимо, чтобы оценивать эффективность бизнес-процессов и бизнес-единиц с финансовой точки зрения и принимать важные управленческие решения:

• начать производство нового товара или оказание новой услуги;
• снизить объемы производства или отказаться от определенного товара;
• внести изменения в продукт или услугу;
• провести реорганизацию бизнес-единиц;
• открыть новые точки сбыта.

Эффективность оценивает финансовый директор. Первое, что он должен сделать — достоверно определить доходы и расходы бизнеса. В отличие от распределения доходов по направлениям, процесс распределения расходов сложен и требует времени. Если методология детализации учета некорректна, то это сильно влияет на правильность результата оценки прибыльности и убыточности подразделений и, как следствие, ведет к ошибочным управленческим решениям.

Как распределить косвенные расходы?

Рассмотрим на примере компании «Альфа», магазины которой работают в трех городах.

1. Выбрать глубину детализации

Детализация напрямую влияет на то, насколько точно удастся распределить расходы и рассчитать себестоимость. Если учет не автоматизирован, детализация крайне трудозатратна и часто ведет к большому количеству ошибок. Важно учесть доходы и расходы правильно, устанавливая уровень детализации с учетом своей методики принятия решений:

• по подразделениям;
• по видам деятельности;
• по центрам финансовой ответственности;
• по видам продукции.

Пример: компания «Альфа» распределяет расходы по подразделениям, чтобы оценивать доходность отдельных магазинов. Чтобы проводить дальнейший управленческий анализ с нужным количеством ступеней детализации, компания «Альфа» учитывает затраты так: регион — магазин — статья расходов.

2. Определить доходы и расходы

Компания «Альфа» зафиксировала доходы по каждому магазину. Далее расходы компании следует разделить на 2 типа:

• прямые, то есть относящиеся к отдельному магазину и формирующие себестоимость по нему без отдельного распределения;
• косвенные, то есть относящиеся к нескольким магазинам и связанные с обеспечением работы компании в целом.

Расходы делятся на прямые и косвенные в зависимости от того, какая выбрана глубина детализации. Например, компания «Альфа» хочет оценивать рентабельность каждого магазина в отдельности, поэтому общие издержки по региону (например, транспортные расходы) будут считаться косвенными. Если бы компания «Альфа» решила оценить рентабельность по всему региону — тогда общие издержки по региону считались бы как прямые.

Чтобы провести оценку рентабельности и план-фактный анализ, компания «Альфа» фиксирует полную себестоимость по каждому из подразделений — прямые и косвенные затраты в соответствующих подразделениям долях.

В данном случае косвенными затратами по подразделениям считаются:

• транспортные расходы — 1 870 800 руб.;
• реклама — 1 318 400 руб.;
• зарплата HR — 577 000 руб.

Также возможные косвенные расходы:

• расходы управляющей компании;
• расходы центрального склада;
• HR;
• расходы на ПО;
• расходы на сайт компании;
• расходы на проведение выставок;
• зарплата административно-управленческого персонала;
• бонусы менеджеров;
• расходы на эксплуатацию и содержание транспорта;
• лизинговые платежи по оборудованию и транспортным средствам;
• проценты по кредитам и займам;
• расходы на содержание и эксплуатацию склада;
• зарплата персонала склада;
• коммунальные, ремонтные, страховые расходы;
• налог на имущество по складским активам.

3. Определить базу, пропорционально которой будет производиться распределение

База распределения — это составляющая расчетов, пропорционально которой сумму косвенных расходов включают в себестоимость. Этот показатель компания определяет сама.

База распределения устанавливается в зависимости от сферы бизнеса, характера расходов и других факторов. Выбранная база должна способствовать экономически обоснованному разделению расходов. Примеры приведены ниже.

4. Распределить косвенные расходы

Расходы должны распределяться по понятным и прозрачным принципам. В небольшом бизнесе это можно делать с помощью Excel, но для среднего и крупного бизнеса это не подойдет, особенно если компании нужна консолидированная отчетность и детальный анализ. При этом автоматизация управленческой отчетности позволяет значительно снизить риск ошибок, увеличить достоверность отчетности и сэкономить время на ее подготовку.

Примеры распределения косвенных расходов

В компании «Альфа» собственник хочет видеть и анализировать рентабельность каждого отдельного магазина. Определять выручку и прямую себестоимость реализованных товаров недостаточно, поэтому «Альфа» принимает решение распределять косвенные расходы автоматизированно.

Для каждой статьи расходов компания установила базу, которая позволяет экономически обоснованно учитывать косвенные издержки в составе расходов каждого магазина.

Пропорционально фиксированным коэффициентам

Методика расчета применяется, когда коэффициенты известны либо легко определяются.

Например, компания запустила рекламу на 3 региона в соотношении 50%–30%–20%, и это соотношение используется при анализе распределения расходов на рекламу. Далее расходы распределяются по регионам, а внутри регионов — в равных долях по магазинам.

Пропорционально выручке/объему продаж

Эта методика удобна для распределения видов расходов, которые зависят от продаж. Пример — распределение логистических расходов пропорционально выручке точек продаж.

Пропорционально фонду оплаты труда

Эта методика чаще используется, когда основная статья затрат — заработная плата сотрудников.

Например, в компании «Альфа» расходы HR-отдела распределяются пропорционально зарплате сотрудников магазина.

Смешанная схема

Эта методика используется, если на затраты влияют несколько факторов.

У компании «Альфа» магазины в регионах расположены на разном расстоянии от складов. Финансовый директор изменил базу для распределения транспортных издержек, и по новой схеме они распределяются одновременно пропорционально выручке и удаленности от склада.

Как тратить на издержки меньше

Распределять расходы вручную силами более чем 1 сотрудника — трудоемко, неэффективно и рискованно. За время внесения данных ситуация успевает меняться, и они становятся неактуальными, а риск ошибок делает результат еще менее достоверным.

Система автоматизации управленческого учета позволяет распределять расходы с высокой степенью достоверности и актуальности, а также снижает временные затраты на обработку данных. Важный критерий при выборе системы автоматизации — прозрачность расчетов. Если вы понимаете, какая доля расходов приходится на себестоимость каждого подразделения, то оценка их финансовой эффективности не вызовет разногласий.