ENGВ сфере закупок последние два десятка лет шёл постепенный переход от тактического ручного управления процессом к стратегическому, осуществляемому с помощью цифровых инструментов, но именно 2-3 года назад начались тектонические сдвиги. Фактически речь идёт не только о сокращении издержек и автоматизации рутинных процессов. Бизнес — на пути к smart-закупкам, в которых большую роль будут играть искусственный интеллект и блокчейн. Дискуссия о том, как осуществляется этот переход, велась на глобальном форуме SAP Ariba Live, который проходил в Амстердаме.
От экономии средств — к созданию стоимости
Согласно данным совместного исследования Университета прикладных наук Вюрцбург-Швайнфюрт и компании SAP, лидеры рынка закупок увеличивают инвестиции в IT-инстументы, видя в них конкурентное преимущество. Результаты исследования были презентованы во время глобального форума SAP Ariba Live.
Изучив цепочки поставок и процедуру закупок более 450 компаний по всему миру, исследователи выяснили, что на сегодняшний день только 5% компаний достигли высокой степени автоматизации. При этом 83% руководителей бизнеса видят за ней будущее.
Пока экономия — главный стимул для внедрения автоматизированных решений. IT-инструменты позволяют быстро получать информацию о тратах и контролировать нецелесообразные расходы. Вместе с тем 88% директоров по закупкам упоминают параллельные цели: например, исключение рисков использования рабского труда поставщиками или прослеживаемость всей цепочки поставок через субподрядчиков.
По словам директора по цифровым технологиям для решений SAP Ariba Марселя Воллмера, компании, лидирующие по объемам закупок, определяют автоматизацию процесса в качестве приоритета: это позволяет сэкономить на транзакционных издержках и найти лучшие ценовые предложения поставщиков. Однако лидеры рынка больше не смотрят на закупочную историю только с точки зрения сокращения затрат: закупки могут и должны создавать стоимость. Специалисты по закупкам — единственные, кто владеет информацией от всех подразделений от поставок сырья до выпуска готовой продукции, которые связывают различные бизнес-процессы в систему. Это — основа для стратегических действий. Например, умная система может предложить распечатать нужную запчасть на 3D-принтере по соседству, вместо того чтобы везти ее через всю страну или использовать дроны для доставки деталей в отдаленные районы.
«В перспективе это превратит директора по закупкам в главного менеджера по созданию стоимости, а закупки — в драйвер инновационных изменений», — уверен Марсель Воллмер.
Именно поэтому около 60% респондентов опроса SAP и Университета прикладных наук Вюрцбург-Швайнфюрт планируют инвестировать средства в IT-инструменты для закупок уже в ближайшее время. Вложиться в роботизацию готовы 20% опрошенных; в ИИ — 17%; в машинное обучение и чат-боты — 15% и 9% соответственно.
Один в экосистеме не воин
На пути цифровой трансформации встают низкий уровень аналитической работы в компаниях, недостаточное качество и количество данных, сокращение бюджетов и нехватка кадров, способных работать с новейшими инструментами. Таким образом, очищая данные и применяя ИИ и предиктивную аналитику, улучшая компетенции сотрудников, компания сможет повысить эффективность закупок. Автоматизация при этом не должна быть самоцелью: компаниям надо не просто автоматизировать все — надо знать, зачем нужен цифровой инструмент и чего с его помощью бизнес хочет добиться.
«В ближайшие 10 лет бизнес получит больше возможностей, чем за последние два десятилетия. Использование цифровых инструментов и выстраивание стратегии в закупках поможет довести до максимума этот эффект, а значит, даст компаниям стимул для роста, — считает президент SAP Ariba Бэрри Паджетт. — Теперь бизнес может использовать современные IT-решения, чтобы не просто принимать более разумные решения о закупках, теперь мы можем создавать устойчивые «этические» цепи поставок. Используя искусственный интеллект, блокчейн и машинное обучение, мы устраняем бизнес-риски и имеем реальную возможность масштабироваться как сообщество, как это сделали Alibaba и Amazon».
Бэрри Паджетт предлагает использовать «коллективную мощь экосистемы». Уже сегодня годовой объем транзакций через сеть Ariba превышает совокупный оборот Alibaba, Amazon и eBay. Подключаясь к системе, заказчики получают доступ к функционирующей бизнес-сети, в которой работает более 2,5 млн компаний. Это позволяет говорить о возможности формирования покупательских консорциумов в сети, где все готовы отказаться от сотрудничества с теми компаниями, которые (сами или их субподрядчики) используют детский труд или особо жесткие по отношению к окружающей среде способы производства. В SAP считают, что бизнес должен быть готов заплатить немного больше за то, чтобы стать более этичным и здоровым.
«Экологическая устойчивость должна быть нашей главной задачей, — отметил на форуме в Амстердаме вице-президент Shell Эшли Бейтс. — Мы хотим сократить наш углеродный след наполовину к 2050 году, для этого надо навести порядок с закупками, что позволит высвободить время для действительно важных стратегических задач. Наша цепочка поставок очень масштабна: 3,2 млн счетов в год, закупки на $45 млрд у сторонних компаний, 27 000 активных контрактов и 34 000 поставщиков. Но, работая в одиночку, невозможно успешно внедрить инновации и добиться амбициозных целей».
Прозрачность — синоним эффективности
Современные IT-решения позволяют выстраивать модели закупок, сравнивать цены с предложениями других поставщиков в системе и в целом по рынку. В итоге компания может выбрать оптимального поставщика, сбалансировав затраты, риски и показатели устойчивости.
Лучшим помощником в закупках становится искусственный интеллект. Сегодня можно объединить внутреннюю аналитику компании (какие группы товаров вы покупаете, на что и как тратите бюджет) компании с данными из внешней среды — биржевыми индексами, новостями, прогнозом погоды или сообщениями из соцсетей.
«Появляется инструмент для того, чтобы выстраивать график активностей в закупках в соответствии с внешними изменениями на рынке. ИИ рекомендует, в какой форме лучше проводить закупку — аукциона или запроса предложений, каких и сколько поставщиков лучше пригласить. Представьте, что на западном побережье США начался ураган или на Тайвань обрушился циклон — данные из новостей, официальных заявлений и даже социальных сетей, Twitter или Facebook, где очевидцы размещают фото и рассказы от первого лица, позволяют мгновенно понять, как это форс-мажорное событие затрагивает поставщиков компании, ее собственное производство, какие альтернативы есть для минимизации потерь», — рассуждает вице-президент SAP Ariba Шивани Говил.
Блокчейн, по ее мнению, выглядит самым интересным инструментом с точки зрения закупок, так как позволяет хранить большое количество данных и оперировать ими, проследить провенанс товаров или идентифицировать все участников сети поставок. Но говорить о реальных сроках внедрения технологии распределенных реестров в продукты SAP для закупок Шивани Говил не стала.
Цифровой бег с барьерами
Участники форума признали, что у компаний есть реальная потребность в решениях для согласования заявок на закупки. Обычно закупке предшествует длительная переписка по электронной почте с несколькими адресатами, а иногда и устные переговоры. Процесс — долгий и непрозрачный. Руководство компании зачастую не понимает, сколько денег тратит компания, так как у каждого подразделения есть самописные порталы для согласования закупок, и сводить данные из разных систем практически невозможно.
Однако для многих компаний «сделать закупки умными» легко сказать, но сложно реализовать. Это требует технической продвинутости топ-менеджмента, настроя на инновации у собственников. Мало знать все о своем поставщике — надо иметь возможность отказаться от его услуг, если они не укладываются в понятие sustainability, несмотря на финансовые аспекты. Должно быть иное обоснование эффективности сотрудничества с инновационными и этическими партнерами.
В России цифровизацию закупок ускоряют регуляторные требования.
«Для государственных структур и компаний автоматизация закупок — это обязательное требование, без выполнения которого сегодня не сможет функционировать ни одно ведомство или госкомпания, — напоминает заместитель генерального директора SAP CIS Андрей Шарак. — Для бизнеса это возможность повысить свою конкурентоспособность и операционную эффективность за счет поиска выгодных поставщиков, полностью цифрового процесса закупок, минимизации человеческого фактора. Кроме того, благодаря автоматизации можно стандартизировать сам процесс, задать категорийные стратегии, сократить срок принятия решений и создать абсолютно прозрачные закупки. Вообще, у российского рынка большие перспективы не только в автоматизации, но и в переходе к полностью цифровым закупкам, а именно: к применению облачных технологий, машинного обучения, блокчейна и искусственного интеллекта. В SAP Ariba содержится более двадцати модулей. Наибольшим спросом пользуются модули подготовки и проведения тендерных процедур, управления торгами и договорами, а также анализ и контроль качества работы поставщиков».
Однако, считает Андрей Шарак, у российских компаний есть ряд барьеров. Во-первых, это недостаточная осведомленность бизнеса о безопасности облачных технологий, во-вторых, внутреннее противостояние в компаниях, когда конкретному менеджеру удобно работать со своими проверенными поставщиками и сложно перейти на новые правила. И, в-третьих, многие компании пока не задумываются о том, что, инвестировав в развитие закупок, они могут получить значительный доход, зачастую превосходящий обычные методы — например, рост продаж.
Наиболее активны во внедрении автоматизированных закупочных систем, по оценке заместителя генерального директора SAP CIS, компании из промышленной и ритейл-индустрии, такие как «Уралхим» и «Мегаполис».
Автор: Анна Орешкина
