ENG

Перейти в Дзен
Мнение, Технологии

Отдел кадров без бумаги

Кирилл Померанцев

Кирилл Померанцев

Технический директор сервиса EasyDocs

Согласно исследованию Deloitte, в 2019 году в России только 17% компаний использовали кадровый электронный документооборот (ЭДО) в своих процессах. Основная часть из них — крупные корпорации с численностью персонала более 2500 сотрудников в сферах телекоммуникаций, ритейла и финансов. В 2020‑м цифровизация кадровых процессов значительно ускорилась. С одной стороны, правительство стимулирует перевод в электронную форму документов и сведений о работниках, с другой — пандемия и вынужденный переход многих компаний в удаленный режим выявили преимущества безбумажных процессов. Почему кадровый ЭДО того стоит и насколько переход выгоден компаниям?

Фото: depositphotos.com
Фото: depositphotos.com

В силу регуляторных ограничений за кадровый ЭДО довольно долго не брались — любые изменения в трудовом законодательстве проходят долго, сложно и рассматриваются через призму ущемления прав работников. Кроме того, бумага — это привычно, просто и, как всем кажется, безопасно. Но все же в этом году правительство проводит уже второй масштабный эксперимент по внедрению кадрового ЭДО в соответствии с указом президента РФ «О Стратегии развития информационного общества», который подразумевает переход на электронные трудовые книжки и электронные подписи для работников.

В связи с этим у компаний возникает три основных вопроса:

  • Насколько это безопасно?
  • Насколько это дорого?
  • Насколько это удобно?

Безопасность

Первое, о чем спрашивают клиенты перед переходом на кадровый ЭДО, — риски потери данных или их несанкционированного использования, предполагая, что мы используем какие-то новые способы хранения. Однако безопасность облачных сервисов, в том числе кадрового ЭДО, обеспечивается теми же средствами, что и сохранность денег на банковских картах, то есть технологии уже давно не новые.

Более того, электронные подписи, которые необходимы для перехода на электронный кадровый документооборот, выпускаются удостоверяющими центрами, которые работают в соответствии с Федеральным законом №63 «Об электронной подписи». То есть все данные находятся не просто под защитой федерального закона, но еще и хранятся в соответствии со стандартами ФСБ.

Компании с особыми требованиями по ИТ-безопасности обычно проводят пентест — аудит системы ЭДО на проникновение, используя собственные средства и ресурсы безопасности. Так можно понять, как система защищена от внешних атак.

Стоимость

Высокая стоимость электронных подписей — еще один ограничивающий фактор. Но, во-первых, никто никогда не считает, во сколько обходится бумага, картриджи, курьеры, папки и т.д. — крупные компании тратят на все это миллионы рублей в год. А во-вторых, не принимается во внимание оптимизация процессов. Кадровый ЭДО экономит время и усилия сотрудников кадровых служб, значит, отпадает необходимость в больших отделах, перекладывающих бумажки. Давайте представим, что один кадровик со средней зарплатой 60 тыс. рублей в месяц обслуживает 300 работников. Обслуживание одного работника с учетом зарплатных налогов, офисного пространства и оборудования обходится компании в более чем 3500 рублей в год. Облачная квалифицированная электронная подпись на одного сотрудника стоит максимум 1500 рублей в год. А при использовании неквалифицированной подписи для больших коллективов стоимость подписи может начинаться от 400 рублей в год.

Удобство

Топ-3 кадровых процессов для перевода в ЭДО — это информирование о составных частях заработной платы, предоставление ежегодного отпуска и направление в командировку. Кроме того, сейчас уже можно составлять в электронном виде трудовые договоры, больничные, различные справки. В условиях пандемии и массового отказа от работы в офисах оформление электронных документов становится необходимостью, а не прихотью.

Можно возразить, что с точки зрения удобства в разных ситуациях оказываются сотрудники, которые пользуются компьютерами, и рабочие на производственных предприятиях, которым негде подписывать заявления, кроме как в отделе кадров. Сегодня проблема доступа к электронному документообороту компании для работников решается просто — с помощью облачных электронных подписей. Юридически значимые документы можно подписывать с мобильного телефона или любого другого подключенного к интернету устройства в пару кликов. В отличие от физически привязанных к ПК usb-токенов, которые нельзя терять, облачные подписи сильно упрощают процесс.

Еще одна сложность в том, что большинство компаний не хотят оцифровывать сразу все процессы, ведь неизвестно, насколько удачным получится эксперимент, как воспримут люди, с какими сложностями придется столкнуться. Все это имеет смысл, поэтому переводить кадровый документооборот в электронный вид можно постепенно, не убирая всю бумагу из офиса. Например, прием на работу случается в разы реже, чем командировки или отпуска, поэтому логично сначала сфокусироваться на более востребованных процессах и оцифровать их.

Думаю, сейчас созданы все условия для комфортного перехода на цифру: с одной стороны, есть импульс со стороны правительства, с другой — возможность подписывать документы с мобильных телефонов, сокращение стоимости ЭДО, повышенная безопасность.

При этом у кадрового электронного документооборота множество неоспоримых преимуществ: это и оптимизация процессов, особенно в условиях пандемии, и экономия ресурсов, и повышение прозрачности, и упрощение доступа к архиву. Процесс перехода не будет быстрым, но начинать стоит уже сейчас.

Следите за нашими новостями в удобном формате
Перейти в Дзен

Предыдущая статьяСледующая статья