ENGКонференции и выставки набирают популярность: участие в них становится непременным событием в жизни активно развивающихся фирм. Чем привлекателен подобный формат мероприятий и как лучше организовать выставку, рассказывает Сергей Воронков, генеральный директор «ЭкспоФорум-Интернэшнл» — компании, входящей в топ-5 конгрессно-выставочного рынка России. Компания управляет крупнейшими в Петербурге площадками — «Экспофорум» и «Ленэкспо», — ежегодно принимающими 175 мероприятий и более 1 млн посетителей, включая ПМЭФ. В более 40 мероприятиях — таких как Петербургский международный газовый форум, Российский международный энергетический форум — компания также является организатором.
Бизнес и бизнес-форумы: зачем это нужно?
— Сергей Георгиевич, почему в последние годы стали так популярны конференции и бизнес-форумы? Ведь такого не было, скажем, в конце девяностых или начале двухтысячных. Это просто модное поветрие? Или долгая история на десятилетия?
— В тренде — сращивание форматов: в выставки, на которых мы специализировались ранее, включаются специальные программы, как деловые, так и развлекательные, а в классические конференции добавляются черты шоу и т.д. Мероприятия длятся 2-4 дня, за время которых их могут посетить до 10 тысяч человек, работающих в тематической отрасли: ветеринаров и конезаводчиков («Иппосфера»), сельхозспециалистов («Агрорусь»), энергетиков (Российский международный энергетический форум), работников ювелирной сферы (JUNWEX), транспортников (SMARTTRANSPORT) и других. Конференции и форумы бизнес-направленности — не модная тенденция, а эффективный инструмент. На качественных мероприятиях можно получить актуальные новости отрасли, отследить изменения и изучить актуальные кейсы, познакомиться с экспертами, найти новых партнеров и просто пообщаться с коллегами по отрасли.
— Какие преимущества дает предприятиям участие в подобных мероприятиях?
— Участие в сильных конгрессно-выставочных проектах позволяет повысить узнаваемость бренда фирмы, сформировать положительный имидж и в конечном итоге увеличить прибыль. Во время выставок компании и посетители получают новые бизнес-контакты, встречаются с поставщиками и заказчиками продукции. Кроме того, участие в выставке поможет познакомиться с конкурентами, узнать о внедрении, новых технологий и современного оборудовании. Конгрессно-выставочный бизнес напрямую влияет на эффективность производства и инноваций, ведь участник выставки раскрывает потенциал своей компании, обменивается опытом с лидерами отрасли и напрямую развивает компетенции региона, повышая его инвестиционную привлекательность. На бизнес-событиях можно закрывать большинство вопросов бизнеса: маркетинг, продажи, PR, HR, производство и дистрибуция, связи с органами власти.
— Из чего складывается заработок компаний, которые занимаются таким бизнесом, как организация деловых конференций и форумов?
— Для оценки затрат при проведении мероприятия используется официальный прайс-лист. Там указаны общие расценки, по факту цена зависит от многих факторов, таких как дата конференции и загруженность помещений. По желанию заказчика «ЭкспоФорум-Интернэшнл» может провести клининг и кейтеринг, предоставить оборудование, разработать специальную программу выставки и, конечно, заняться заселением в гостиницы. Список услуг может варьироваться в зависимости от пожеланий заказчика. Для всех агентств предусмотрены одинаковые ценовые показатели, однако стоимость участия для заказчиков может разниться, так как посредники взимают собственные комиссии, размер которых регулируют в соответствии с политикой организации.
— Вы сказали, один из самых важных факторов стоимости — загрузка помещений. А что такому крупному оператору, как ваш, можно сделать для повышения эффективности загрузки конгрессно-выставочных площадок?
— Грамотное распределение мощностей площадки, объединение выставок в зонтичные проекты, консолидация выставочных разрозненных проектов помогают организаторам, способствуют развитию выставочной индустрии и, безусловно, предоставляют больше возможностей для посетителей. Мероприятия разной тематики, но с похожей целевой аудиторией могут проводиться под одной крышей, следует делать упор не только на B2B, но и на B2C — такие меры позволяют максимально эффективно использовать выставочную площадь. Наш конгрессно-выставочный центр «Экспофорум» работает как мультикультурная площадка — здесь строятся семейные парки развлечений, проходят концерты симфонической музыки совместно с показами фильмов на самом большом экране в Европе.
Вглядываясь в будущее
— Каковы, на ваш взгляд, последние тенденции конгрессно-выставочной индустрии?
— Указанная сфера — одна из самых чутких к трендам и быстро развивающихся по сравнению со старыми традиционными отраслями. Сегодня востребованы впечатления, они теперь являются настоящим экономическим предложением. Проводятся такие мероприятия, как мультимедийные комплексы и выставки, необычные ивенты, тематические парки. Мы активно внедряем «проекты впечатлений» на своих площадках. Сюда относятся ивенты новых форматов. Так, в сентябре у нас пройдет уникальный перформанс — показ экспериментального немого фильма «Человек с киноаппаратом» под музыку оркестра «Таврический». А весной мы давали «Кармину Бурану» Карла Орфа в сопровождении песочного шоу: музыка дополнялась картинами художника по песку, который рисовал в прямом эфире, вдохновляясь произведением, и запись творческого процесса тут же транслировалась на гигантский экран размером 10*24 м.
— Давайте попробуем заглянуть в будущее. Как может измениться индустрия в ближайшие годы? Затрагивает ли ее такой процесс, как цифровизация?
— Использование цифровых информационно-коммуникационных технологий применяется во всех отраслях, в том числе конгрессно-выставочной. В 2015 году бизнес компании потребовал скорейшего внедрения информационных систем для управления работой с клиентами. Бизнес-процессы были переведены в систему электронного документооборота «Тезис», которая со временем превратилась в полноценную CRM-систему. Инновация сократила сроки согласования документов службами компании, появился структурированный архив документов, возможность быстро искать информацию. Для обработки данных, которые генерирует система, мы используем платформу Microsoft Power BI. Она позволяет визуализировать их в отчеты, например по продажам, структуре базы данных. Для увеличения продаж услуг по проведению выставок используем услуги Business Media Russia — это аутсорсинг продаж дополнительного оборудования, автоматизирующий некоторые процессы. Кроме того, мы успешно продаем билеты через наши сайты в онлайн-режиме. Например, в 2017 году на конное шоу «Иппосфера» 50% билетов продали через интернет, а 2 года назад так продали только 1/6 билетов. На недавние концертные мероприятия было продано почти 95% онлайн-билетов. У нас существует программа SimpleForms и планшеты для опросов на выставках, что позволяет нам знать все о наших посетителях: какой раздел выставки им интересен, откуда они узнали о мероприятии, комфортной ли была температура комплекса — вся информация, которая позволит нам сделать проект еще лучше. В апреле на выставке «Планета детства» мы использовали EXPODAT — систему автоматизированной регистрации специалистов, экспонентов и посетителей. Такая система работает сразу в двух направлениях: посетителям не нужно заполнять формы регистрации от руки, что экономит время, а экспоненты получают обратную связь и потенциальных клиентов.
Российские форумы в глобальном измерении
— Сергей Георгиевич, можно ли сказать, что Россия является одним из лидеров мировой конгрессно-выставочной индустрии?
— Конечно, лидером в данной отрасли мы пока не являемся. Но это не значит, что шаги к развитию не предпринимаются. Например, начинает действовать проект «Развитие конгрессно-выставочной деятельности в Санкт-Петербурге». Он разработан для увеличения туристских потоков и уменьшения зависимости количества путешественников от сезонности. Если принятые положения оправдают ожидания, то качество услуг в сфере повысится, увеличится их общее количество. Для исполнения программы планируется выделить 4,3 миллиарда рублей в срок до 2023 года. Наша цель — провести по 4-5 и более конгрессов за год, при этом привлечь около 2-5 тысяч участников.
— Вообще, насколько велика индустрия в России?
— Проводимые в нашей стране мероприятия, как сообщает мировой центр R&C, ведущий научные исследования данной сферы, были оценены в 500 миллионов евро. За 2017 год было организовано более 1429 конгрессов, выставок и конференций. Лидером по проведению считается Санкт-Петербург: около 200 мероприятий дислоцировалось в Северной столице. Интерес к нашему городу для проведения конференций растет — осенью в «Экспофоруме» запланирован Международный конгресс Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI). Он пройдет вместе с уникальной гастрономической выставкой — Международным фестивалем MEGUSTRO. Сочетание конгрессов и событийных мероприятий позволит туристам из России и сопредельных стран разнообразить деловые поездки и поближе познакомиться с городом.
— Отличаются ли зарубежные выставки и бизнес-форумы от российских? Чем именно?
— За рубежом проходит больше международных ротируемых событий — это связано с тем, что при подготовке заявочной кампании нужно удостовериться в наличии национального профессионального сообщества, заинтересованного в привлечении конгресса. Одна из сложностей при подаче заявок на международные конгрессы — поиск хоста (или принимающей организации), т.к. многие отраслевые ассоциации в России либо не развиты, либо не имеют представителя с весом на международной арене. Но мы активным образом работаем в этом направлении. В ближайшие четыре года примем в «Экспофоруме» более 10 мировых конгрессов, в том числе Конгресс Всемирной ассоциации выставочной индустрии (2018), Конгресс Европейской федерации ветеринарных ассоциаций животных-компаньонов (2019), Генеральную ассамблею всемирной туристской организации (UNWTO) (2019), Всемирный конгресс шеф-поваров (2020), Всемирный ринологический конгресс (2021), Чемпионат Euroskills (WorldSkills) (2022), Международную конференцию и выставку по сжиженному природному газу и Всемирный энергетический конгресс (2022).
— Что, на ваш взгляд, является самой интересной особенностью вашего бизнеса?
— Он подобен бабочке, и каждый из проектов проходит собственный путь, постоянно изменяясь: от появления идеи до яркого мероприятия. Форумы и выставки быстротечны, за феерией события — многомесячная подготовительная работа. Мы видим результаты труда и гордимся ими: помимо красивой картинки на телекамеры, это еще и значительные бизнес-результаты — знакомства, контракты, соглашения о сотрудничестве между бизнесами, регионами и целыми странами. Например, в этом году на ПМЭФ было подписано 593 соглашения на общую сумму 2,625 трлн рублей!
Беседовала Кристина Фирсова
