ENG
Не секрет, что 2020 год заставил компании ускорить все процессы, связанные с автоматизацией работы и дистанционным управлением бизнесом. В транспортной логистике тренд был особенно заметен: обороты в некоторых сферах выросли в разы, а требования к уровню сервиса значительно увеличились. Выигрывал тот, кто способен обеспечить клиенту наиболее комфортный сервис с минимумом личных контактов, при необходимости — дистанционно. Современную логистику уже сложно представить без возможности подтверждать права на получение груза по SMS, обмениваться документами в электронной форме или управлять доставкой онлайн. За год компания «ПЭК» увеличила число клиентов, переведенных на ЭДО, в 23,5 раза, а число электронных документов, отправленных клиентам, — в 16,3 раза. Как эффективно организовать цифровизацию в компании, что это дает, к каким сложностям стоит подготовиться?
Бумаги — с возу, логисту — легче
В логистическом бизнесе процент рутинных операций по обмену документами колоссальный. До внедрения электронных транспортных площадок каждый логист ежедневно тратил порядка часа на сбор документов для каждого рейса. То, что работа шла одновременно в нескольких каналах (Word, Excel, почте и мессенджерах и по телефону), увеличивало количество ошибок из-за банального человеческого фактора. А после завершения перевозки бумажные документы отправляются грузоотправителю почти вслепую, их дальнейшая судьба неизвестна, а отсрочка платежа может быть от 30 до 60 дней, даже если они не потерялись и нигде не допущена ошибка. После перехода на ЭДО процесс становится проще и ощутимо быстрее.
За последние несколько лет крупнейшие транспортно-логистические компании оптимизировали процессы с помощью IT-систем и экономят до 50% рабочего времени логистов на рутинных операциях. Документы автоматически подгружаются в систему, логист в одном окне видит всю информацию и все документы по грузу, может парой кликов добавить, обновить, удалить документы.
Как работает ЭДО
Электронный документооборот мы реализовали через систему «Контур.Диадок». Мы полностью цифровизовали бухгалтерские документы — акты и счета-фактуры, передаточные документы, отчеты по страхованию, акты сверки и счета. А с некоторыми крупными клиентами мы наладили обмен и другими неформализованными документами в электронном виде. Например, актами о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение и другими документами в рамках услуг бизнес-юнита «ПЭК:3PL», который курирует комплексную складскую логистику в компании.
По данным «СКБ Контур», при такой модели компания экономит около 4,5 рублей за лист. Но есть важный момент — моментально сэкономить на ЭДО не получится. Финансовый эффект проявляется, когда в электронный формат переведена значительная часть документооборота. Улучшения будут проявляться и за счет повышения скорости и точности работы, уменьшения ошибок. Кроме того, всё это поможет сформировать имидж современной технологичной компании.
На электронный документооборот через платформы
Цифровизация документов — лишь один из инструментов, который эффективно работает на базе платформенных решений. Например, электронный документооборот может быть при работе с TMS-платформой и электронными площадками — внешними или внутренними. «ПЭК» разработала для этой цели собственную ЭТП (электронную торговую площадку) — единое информационное пространство, где одновременно происходит выбор перевозчика, контроль отслеживания груза и обмен документами.
Мы решили сами создать платформу по двум причинам. Первая — функциональность. Средним и крупным компаниям часто бывают нужны специфические функции, которых нет в готовых решения. Вторая причина — безопасность. На таких площадках аккумулируется большой объем информации о компании и ее деятельности. Не все компании готовы хранить вовне такие данные, часто составляющие коммерческую тайну.
Электронная торговая площадка работает так: грузоотправитель сообщает о предстоящих рейсах, ставит задачи, а также может отслеживать статус рейсов. Есть рейтинг перевозчиков по качеству и срокам перевозок, распределение рейсов по основным видам грузов, система фильтров для отбора фрахтов. В системе настраиваются нормативные сроки согласования, подписания и оплаты — это дает возможность не просто обмениваться документами, но планировать работу.
TMS-платформа — мы называем ее ЦУП («Центр управления перевозками») — помогает снизить издержки, потому что показывает стоимость каждого конкретного фрахта: каждый неиспользованный кубометр грузового пространства в стандартном полуприцепе объемом 80 кубометров означает рост себестоимости перевозок более чем на 1%. В наших объемах грузоперевозок (грузы более 3,5 млн клиентов ежегодно) это существенно.
ЦУП позволяет максимально точно прогнозировать грузопотоки с горизонтом в 1 месяц, коммуницировать и обмениваться потребностями и мощностями между транспортной и складской логистикой, оптимизировать расходы путем онлайн-контроля за утилизацией транспортных средств, за простоями транспорта, за нарушением сроков нахождения грузов на складе, строить тайм-квоты по каждому складу. В рамках ЦУП была создана мощная «умная» система прогнозирования, планирования и управления грузопотоками. Например, ЦУП обеспечил ритмичность перевозок, в том числе в период локдаунов, и на 10% позволил улучшить взаимодействие между складским и транспортным подразделениями компании.
Сам себе режиссер: клиент управляет доставкой
Как еще можно упростить доставку и получение грузов, помимо исключения рутинных операций и перехода на ЭДО? Считаем, самый логичный путь для этого — расширение функционала личного кабинета клиента на сайте компании и разработка удобного мобильного приложения. Собственно, функции этих сервисов дублируются, но для юридических лиц, которые отправляют большое количество грузов, удобнее использовать личный кабинет, а для клиента — физического лица — мобильное приложение.
В прошлом году мы добавили в личный кабинет и приложение функции, позволяющие не только отслеживать отправление, получать уведомление об изменении статуса, но и управлять доставкой. Например, получатель может в личном кабинете или мобильном приложении выбрать удобный для себя пункт выдачи или дополнительно заказать доставку курьером.
Помимо этого, возможность отследить доставку онлайн очень упрощает работу в нештатных ситуациях. Скажем, когда количество заказов резко возрастает и возникают задержки, как было в прошлом году из-за пандемии. Клиенту не нужно волноваться за груз и звонить в компанию; для компании это в свою очередь снижает нагрузку на колл-центр.
В итоге за 2020 год число тех, кто пользуется приложением, увеличилось более чем в два раза и составило свыше 470 тысяч человек. При этом с февраля 2020 года по февраль 2021 года приложение скачали более 133 тысяч раз.
Нерешенные вопросы: швы и бумага
Пока электронный документооборот не является бесшовным. Бумажные документы возникают на различных этапах доставки. Это связано с тем, что, во-первых, технология взаимодействия еще не до конца отлажена, не все транспортные компании и их контрагенты готовы к переходу на цифровые документы.
Во-вторых, использование некоторых электронных документов без бумажных копий пока законодательно ограничено. Например, транспортную накладную и путевой лист до сих пор необходимо распечатывать на бумаге и отдавать водителю перед рейсом. Но ситуация меняется: уже утверждена форма электронной транспортной накладной, а разрешение на ее использование вступает в силу в 2022 году.
Сейчас мы принимаем участие в рабочей группе «Безбумажные перевозки» экспертного совета «Электронные документы — эффективная экономика», в задачи которой входит подготовка предложений по внедрению электронной транспортной накладной: порядку обмена данными и формату электронного документа.
Из колес — в сервис
Сегодня логистика превращается из перевозки в комплексное решение задач клиента. Чтобы качественно обеспечить сервис, повысить эффективность, надо сделать так, чтобы было удобнее работать клиенту.
Сейчас можно сказать, что направление развития логистики во многом задает интернет-торговля. Именно этот сегмент единственный показал рост в 2020 году. По оценкам DataInsight, он вырос на 44% по сравнению с прошлым годом. Согласно данным «Ассоциации компаний интернет-торговли» (АКИТ), в прошлом году россияне потратили 3,22 трлн рублей на онлайн-покупки товаров, что в 1,6 раза больше, чем годом ранее. Остальные сегменты грузоперевозок либо просто не выросли, либо снизились на несколько процентов.
Поэтому транспортные компании заинтересованы автоматизировать документооборот не только с крупными маркетплейсами, но и с другими средними и небольшими интернет-магазинами, которым крупные электронные площадки все чаще отдают право выбора логистического провайдера. Например, «ПЭК» уже обменивается через API с «Яндекс.Маркетом», Ozon и другими маркетплейсами, а небольшим интернет-магазинам наше IT-подразделение помогает наладить бесшовную интеграцию со складскими системами (Warehouse Management System) и электронной торговой площадкой.
Сейчас транспортно-логистические компании становятся связующим звеном между производителями и потребителями, поэтому будущее — за единым цифровым решением, которое позволит объединить всю цепь поставок компании воедино: от производства до доставки «последней мили».
