Защита копий документов. Весело о серьезном

О необходимости защиты документов от утечки информации люди задумывались с древних времен.

Для этого тексты шифровали, писали исчезающими чернилами, придумывали все новые и новые методы. С переводом документооборота в цифровой формат появились новые решения, позволяющие не только защитить сведения, содержащиеся в документе от несанкционированного разглашения, но и защитить сам документ от несанкционированного копирования, фотографирования с целью тиражирования или от подделки с целью фальсификации.

Ярким примером документов, для которых нужна действенная защита, являются документы и бланки строгой отчетности, официальные заключения, протоколы, результаты исследований проектных и аналитических компаний.

Именно с целью защиты документов и копий документов и была создана платформа SafeCopy.

Как работает платформа 

SafeCopy создает надежную защиту копий документов юридического лица за счет специального алгоритма маркировки КАЖДОЙ копии документа. Такая технология позволяет не только снизить риск копирования документа, но определить источник утечки, если она все же произошла.

Система защиты документов работает следующим образом:

• Пользователь создает документ в электронном виде в удобном для него формате.
• Формируются защищенные электронные копии. В каждый экземпляр документа вносятся искажения, которые невозможно увидеть невооруженным взглядом.
• При необходимости обеспечивается защищенная печать экземпляров документа.
• Если документ в таком виде будет сфотографирован или скопирован, а затем попадет к конкурентам, в прессу или куда-то еще, служба безопасности без проблем определит источник утечки.

Под искажениями в каждой копии документа понимается минимальное изменение интервалов, наклона символов, увеличение или уменьшение интервалов между строками либо самими символами. Внешне такие корректировки никак не проявляются, их может распознать только специальная программа. В результате обеспечивается надежная защита документов от утечки по техническим каналам, ведь снять маркировку можно исключительно за счет изменения содержания документа.

SafeCopy формирует и сохраняет документ в оригинале. Его промаркированные копии генерируются SafeCopy «на лету». При несанкционированном распространении информации в виде фотографий или копий документации SafeCopy сравнивает экземпляр, вышедший за пределы компании со всеми имеющимися маркированными копиями. В результате определяется источник произошедшей утечки. Задачи, которые решает SafeCopy на практическом примере.

В компании получен официальный документ со следующим содержанием:

Кому: Компания 3
Текст: Разработчиков SafeCopy казнить, нельзя помиловать.
Подпись: Главный Инквизитор

Как узнать, подлинный это документ или фальшивый?

И если все же это фальшивка, то какую именно копию оригинального документа использовали для ее создания?

Исходная информация:

Отправлены три защищенные копии оригинального документа, маркированные c помощью SafeCopy.

Защищенная копия 1

Кому: Компания 1
Текст: Разработчиков SafeCopy казнить нельзя, помиловать.
Подпись: Главный Инквизитор

Защищенная копия 2

Кому: Компания 2
Текст: Разработчиков SafeCopy казнить нельзя, помиловать. .
Подпись: Главный Инквизитор

Защищенная копия 3

Кому: Компания 3
Текст: Разработчиков SafeCopy казнить нельзя, помиловать…
Подпись: Главный Инквизитор

SafeCopy сравнивает полученный в «Компании 3» документ с маркированными копиями и выдает следующее заключение: 

Полученный документ:

«Кому: Компания 3
Текст: Разработчиков SafeCopy казнить, нельзя помиловать.
Подпись: Главный Инквизитор»

является подделкой, а для его изготовления использовалась защищенная копия №1.

Преимущества SafeCopy

Применение SafeCopy для защиты копий документов юридического лица дает целый ряд очевидных преимуществ:

• Технология защиты запатентована, результаты расследований фактов утечки принимаются к рассмотрению судебными инстанциями;
• Возможность выявления постоянных источников утечки информации в компании;
• Простота работы с программным обеспечением — специальные навыки пользователя не требуются;
• Источник утечки определяется в случаях фотографирования документа, его распечатки, отправки по почте;
• Ведение реестра документации с конфиденциальным содержимым;
• Учет выдачи копий, как в бумажном, так и в электронном виде;
• Возможность автоматической маркировки документации;
• Минимизация репутационных и финансовых потерь.

Платформа не только обеспечивает защиту документов от утечки конфиденциальной информации, но и возможность проверки подлинности каждого документа.

Интеграция с внешними системами

Немаловажным плюсом является интеграция SafeCopy с внешними системами, в которых содержатся конфиденциальные данные. В частности, платформу легко интегрировать:

• С системами ведения электронного документооборота (СЭД). Пользователям предоставляется доступ не к оригиналам документации, а к маркированным копиям.
• С системами управления печатью — документы маркируются прямо при отправке на печать, из принтера выходят уже маркированные копии.
• С сервисами электронной почты — вложения, содержащие конфиденциальную информацию, автоматически заменяются на маркированные копии. Это способствует защите документов от утечки по техническим каналам, а также экономии расходов на рассылку конфиденциальной документации.

Особенность интеграции SafeCopy с внешними системами заключается в том, что вид пересылаемой копии выбирается автоматически. При необходимости отправки защищенной версии на сервер отправляется запрос на создание такой копии.

Платформа анализирует данные пользователя, применяет маркировочный шаблон и передает защищенную версию запрашиваемого файла. При этом процедура замены не видна пользователю, что способствует более эффективной защите документов от утечки информации.

Доступные типы файлов

SafeCopy работает с документами, созданными в самых разнообразных форматах:

• С файлами, созданными с помощью программных продуктов Microsoft Office и OpenOffice;
• С документами формата PDF, включая PDF/A, PDF/A-1b и PDF/X, а также редактируемые версии;
• С файлами PostScript, подготовленные драйверами печатающих устройств и МФУ для распечатки и др.

В результате практического использования SafeCopy Вам обеспечена защита копий документов в форматах, наиболее востребованных всеми категориями пользователей.