Как наладить работу распределенной команды

Согласно мировой статистике, рост удалённой работы происходил в геометрической прогрессии и до событий последних лет. Всё больше сотрудников отказываются ходить в офис, предпочитая самостоятельно варьировать график и условия работы.

За последние два года ситуация с работой вне офиса кардинально изменилась. Пандемия заставила многих работодателей попробовать удалённую деятельность и пересмотреть к ней отношение. В этот период треть компаний России перевела более 90% своих сотрудников на «удалёнку», а более половины своего трудового состава оставили работать менее 20% компаний.

Опросы о планах на удалённую работу показали готовность к нему многих руководителей с желанием продолжать работать в таком формате.

Какие проблемы существуют

Однако, несмотря на плюсы, отношение к такому формату у некоторых руководителей остаётся спорным. И даже у лояльных руководителей возникает много вопросов как к сотруднику, так и к себе по организации деятельности.

Основные вопросы «удалёнки»:

• чем занят сотрудник в рабочее время,
• насколько эффективно продвигается его работа,
• как организовать время для достижения максимального результата,
• каким образом построить общение с командой и не оставаться один на один с проектом,
• как получать дополнительные данные, эффективно обмениваться информацией.

Многие сотрудники на «удалёнке» чувствуют себя оторванными от команды, одинокими, у них нет ощущения принадлежности к компании. Такое настроение сказывается на работе и может влиять на результат.

Тем не менее мир уже не будет прежним: необходимо адаптироваться под новые условия. Создать в своей организации такие правила, чтобы не только удержать сотрудников, но и привлечь новых.

Начало удалённой работы

Отсутствие качественной техники отразится на результате работы и может повлечь выгорание сотрудника. Отсутствие внутренних правил, работа в незнакомых программах компании, невозможность задать вопрос может вызвать панику и повлечь уход нового сотрудника.

Для начала работы необходимо организовать:

• корпоративный ноутбук с установленными программами и/или настроенным доступом,
• дополнительное оборудование при необходимости,
• правила внутреннего взаимодействия, инструкции (в т.ч. видео) по работе с программами,
• куратора для поддержки сотрудника и ответов на вопросы в первые недели работы.

Создание комфортных условий в начале работы и минимизация стресса позволит сотруднику быстрее включиться в процесс и влиться в команду.

Организация рабочих процессов

Основной задачей является создание условий для эффективной коммуникации как по горизонтали между сотрудниками, так и в вертикальном направлении. Ключевые моменты организации процесса:

• Проведение общих мероприятий — как рабочих, так и нерабочих с целью решения проблемы оторванности и ощущения одиночества.
• Личные встречи один на один с сотрудником для получения обратной связи и мониторинга состояния человека. Такие встречи позволят отслеживать динамику работы, профессионального роста и дадут профилактику стресса.
• Закрепление нормы времени ответа на сообщения с учётом часовых поясов. Поможет отслеживать рабочее время и наладит процесс взаимодействия между сотрудниками.
• Установление полной прозрачности работы для исключения возможных спорных ситуаций. Записи встреч, телефонных разговоров, открытые комментарии, перечни рабочих задач — доступны каждому члену команды и руководителям для возможности в любое время ознакомиться с ситуацией, исключить недопонимание.
• Открытое делопроизводство — доступ к документам открыт для всей команды с историей редактирования и чтения.
• Определение конкретного времени нахождения сотрудника на связи с предоставлением отчёта о проделанной работе.
• Проведение ежедневного сбора статистики по выполненным этапам. Поможет оперативно принимать решения о коррекции планов или постановке новых целей.

По статистике, гибкие работники более довольны своей работой. Установление вариативного графика поможет сотруднику чувствовать себя свободнее и распоряжаться рабочим временем с большей отдачей.

Формирование распределённой команды

Исследования VMware (декабрь 2021) показали, что увеличение мониторинга продуктивности сотрудников при удалённой работе снижает их мотивацию, производительность, а также уровень доверия к компании.

Сформировать команду поможет:

• Список базовых требований ко всем кандидатам для закрытия основных потребностей команды. Поможет команде самоорганизовываться при решении задач.
• Акцент на пользе для проекта каждого конкретного человека. Ценность представляет не только профессиональный уровень сотрудника, но и характер, мотивация, дополнительные навыки.
• Отслеживание общего настроения в коллективе и уровень удовлетворённости сотрудников. От сплочённости команды напрямую зависит конечный результат.
• Количество в команде не больше 7 человек. Если больше, то есть вероятность распыления и неэффективных действий.
• Установка КРI, OKR каждого члена команды для конкретизации сроков выполнения задач и объема работы. Чёткие поэтапные цели с привязкой ко времени помогают человеку увидеть свою ответственность и спланировать время на решение задачи.
• Определение минимальных целей даёт понимание загрузки команды и отслеживание возможных сбоев.
• Система контроля и мотивации улучшит дисциплину и снимет риски потери рабочего времени.

Формируйте навыки управления командой и становитесь лидером, с которым приятно работать. Часто сотрудники увольняются из-за проблем с руководством. Постоянное развитие в управлении удалённой командой помогает решать со временем более сложные задачи с минимальными ресурсами.

Основные выводы

Качественная работа сотрудников на удалённом формате работы зависит от грамотного организованных рабочих процессов.

На что обратить внимание:

1. Учесть все нюансы в сотрудничестве каждого члена команды для получения более высоких показателей.
2. Проявлять заботу о культуре и понимании внутри команды для поддержания рабочего процесса на качественном уровне.

Проводить группировку сотрудников по командам с выделенной конкретной зоной ответственности и определёнными ресурсами.