ENG
Автоматизация бизнеса состоит из трех этапов. Первый этап — решить, что именно автоматизировать. Второй этап — автоматизировать, и третий — использовать ее результаты.
Как решить, что пора автоматизировать бизнес
Что автоматизировать, а что не автоматизировать? Разберем на примере автоматизации управленческого учета и казначейства.
Автоматизация управленческого учета: плюсы и минусы
Плюсы. Вы:
- сокращаете трудозатраты;
- повышаете актуальность, достоверность, проверяемость;
- контролируете задачи и прозрачность всех процессов;
- достигаете более эффективного взаимодействия между отделами.
Сокращение трудозатрат благодаря автоматизации учета
Раньше отчет собирали две недели, а теперь успевают за полдня.
Качество отчетности, то есть ее актуальность, достоверность и проверяемость, увеличилась за счет автоматизированного процесса, где минимизирован риск ошибки.
Актуальность отчетности в управленческом учете
Пример: в феврале 2019 года мы с аудитором (представителем инвестора) пришли в энергетическую компанию и попросили главбуха подготовить и показать отчетность за январь. Главбух отказался — мол, отчетность за январь будет к концу апреля, когда закроем квартал. Аудитору от инвестора это не понравилось, он спросил, сколько времени у бухгалтера займет выполнить просьбу немедленно. И получил ответ: «Допустим, могу за 3–4 дня, но не буду. Потому что я отправлю вам отчетность, вы начнете задавать вопросы, а у меня куча своей работы, все процессы собьются». Смотреть отчетность за январь в конце апреля не круто.
Достоверность отчетности в управленческом учете
Когда сотрудники переносят данные вручную, иногда они переносят их не туда. В отчетах часто не хватает достоверности — из-за ошибок в алгоритме или внесения данных в разное время отчет о прибылях и убытках не бьется с другими отчетами, баланс не сходится, и так далее. Это нервы и неправильные решения.
Также из-за внесения изменений данных задним числом отчетность искажается — даже если верные данные были правильно собраны и сведены, отчетность становится неверной, когда что-то меняется постфактум.
Проверяемость отчетности в управленческом учете
Отчеты должны быть выстроены так, чтобы в любой цифре можно было провалиться в первичную отчетность и посмотреть, из чего эта цифра складывается.
Это уберегает и от злого умысла: знаю случаи, когда сотрудники изменяли отчетность для своих нужд — от прямого воровства и до повышения показателей KPI для получения бонусов. Все это становится невозможным, когда отчеты бьются между собой и данные легко проверить за пару кликов.
Минусы автоматизации управленческого учета
Минусы автоматизации управленческого учета достаточно прозрачны:
- расходы на систему — как на первичную настройку, так и на поддержку;
- расходы на время — трудозатраты в процессе внедрения и во время дальнейшей работы;
- расходы на «железо».
Автоматизация казначейства: плюсы и минусы
Минусы те же, что при автоматизации управленческого учета — затраты на систему, железо, первичную настройку, поддержание. Плюсы — вы решаете одновременно две следующих задачи:
- Снижаете расходы компании
Упрощаете и делаете прозрачным контроль кассовых разрывов, контроль бюджетов, контроль авансовых платежей, контроль авансовых отчетов, проверку контрагентов, и так далее. У вас появляется много точек контроля, которые помогают не платить деньги там, где не надо. Ну и как бонус — сокращаются не только ваши трудозатраты, но и трудозатраты других сотрудников. Например, часто клиенты высвобождают ресурс бухгалтеров и направляют его на другие задачи.
- Наводите порядок с регулярными платежами
Не менее важно заплатить, когда надо платить. В частности, это важно для регулярных платежей по основной деятельности: платежам по накладным, арендным платежам и другим, в случае неуплаты которых могут просто закрыть или отключить вашу точку, например если это вендинговый бизнес. Тут на помощь приходит платежный календарь и инструменты автоматизации. И как дополнительный результат: больше не нужно дублировать одни и те же платежки в разных системах.
Почему автоматизация — это удобно
Моя первая машина — ВАЗ-2104. Я очень любил эту машину, она вместительная и проходимая, на ней можно было заехать в лес и там же оставить ее на время прогулки.
Вторая машина у меня была Ford Focus, особо разницы не почувствовал. Но когда через месяц снова сел за руль четверки — уже заметил, что она поворачивает как-то не так, гидроусилителя нет, кондиционера тоже. Вроде и та, и другая машины едут, но разница есть. А Mersedes, к примеру, стоит еще дороже — и разница именно в комфорте ощущается еще сильнее.
С отчетностью такая же ситуация — необходимо удобство. Его нелегко оценить в деньгах, это выбор, хотите ли вы работать с комфортом или нет. Без автоматизации в обычной управленческой отчетности очень тяжело: постоянно проводить платежи, писать письма, которые теряются, вечные звонки и нервы всех сотрудников от линейных исполнителей до акционеров на тему того, почему нет отчетности, откуда эта цифра, кто это оплатил, почему не оплатили, и так далее.
Чтобы понять, нужна автоматизация или нет, заполните наш чек-лист или самостоятельно взвесьте плюсы и минусы: сколько вы израсходуете и сколько в итоге выиграете — освободите часов, заработаете денег, получите удобства.
Еще причины для автоматизации бизнеса
- Как рост и масштабы компании влияют на необходимость автоматизации
Рост — тоже одна из весомых причин для автоматизации. Во время роста компании вы либо автоматизируетесь, либо получаете крах отчетности из-за отсутствия прозрачной системы.
Обычно автоматизация учета нужна компании с оборотом более 0,5 млрд рублей в год, сложной структурой с несколькими юрлицами, управляющей компанией и взаиморасчетами, когда нужно считать рентабельность, эффективность проектов, точек, подразделений. Автоматизация казначейства — компаниям с оборотом от 1 млрд рублей в год, желанием иметь бюджетные лимиты или филиальной структурой, особенно если ответственные сотрудники находятся не в одном офисе.
- Как организовать импортозамещение IT-архитектуры
Если вы вынуждены отказаться от импортного продукта, то замену ему надо искать на российском рынке, и это не только 1C.
Как правильно автоматизировать
Есть два принципиально разных подхода: работа по ТЗ и работа на результат. Мы придерживаемся второго пути, потому что на моей памяти лучшее ТЗ было верно процентов на 75.
Если вы собираетесь автоматизировать процессы с компанией, которая будет программировать решение для вас по ТЗ, имейте в виду — ТЗ решит ваши задачи на 75%. Дальше вы столкнетесь с вопросом, что делать и за чей счет проводить доработки, плюс все это будет затягиваться, вы будете разбирать конфликты, и так далее.
Так что ТЗ — это замечательно, но это не гарантия успеха.
Один клиент пришел со следующей ситуацией: у него было решение, которое ему настроили, автоматизировали, запрограммировали. На момент сдачи он довел качество отчетности до 80% и был с ней счастлив. Через три года отчетность верна уже на 60%, но он знал, какие цифры подправлять и проверять, его по-прежнему все устраивало. Но когда он купил похожий бизнес — настал полный ступор, потому что добавить его туда, где работает только 60%, невозможно, все тут же развалится.
Выделить время команды, которая будет работать над проектом
Мы — low-code платформа, большинство наших проектов реализованы без привлечения программистов. Наш плюс — можем стартовать без выверенного ТЗ, потому что нацелены на результат. Конечно, у нас есть состав работ, и мы точно знаем, что получим вместе с клиентом результат, даже если в процессе будут возникать изменения.
Проекты реализуются за 1–3 месяца. Секрет такой скорости в том, что система настраивается бизнес-пользователем и дальше эксплуатируется им же. Мы разговариваем с клиентами на одном языке — это работа финансистов с финансистами.
В большинстве случаев за автоматизацией обращаются те компании, которые и так перегружены. И в этот момент мы требуем от них еще больше времени и трудозатрат, потому что нам нужны сотрудники, занимающиеся этой отчетностью, принимающие, составляющие, читающие ее. Это надо просто пережить, как лечение: сначала идет ухудшение, и только потом полное выздоровление — но без лечения возможно лишь постепенное ухудшение без выздоровления.
Обязательно имейте это в виду, в чек-листе должна стоять галочка «готовы в этом участвовать именно сейчас». Если не готовы, на носу сдача отчетности — откладываем на месяц, на два, стартуем позже.
Понимать, чего вы хотите достичь
Напишите, что вы хотите от системы: нарисуйте целевую модель и определите, что из этого реализуете и в какие сроки.
Часто аппетит приходит во время еды. Решив одну задачу — допустим, задачу консолидации — можете выбирать задачу МСФО или согласование расходов. Однако в каждый конкретный момент сосредоточьтесь на одной конкретной задаче, решите ее и начните использовать, только после этого переходите к следующей. Это важный момент, не следует решать все задачи сразу.
Один сотрудник до работы в «Финграде» участвовал в проекте, где автоматизацией учета занимались одни люди, а бюджетированием другие. Автоматизировали — и все это перестало биться и по аналитике, и по другим разрезам. Реализация должна идти step by step: анализируем блоки консолидации, МСФО, казначейство, бюджетирование, выбираем любой из них и начинаем с него. Реализовали, запустили хотя бы в пилотную (а лучше в продуктовую) эксплуатацию. За это время уточнили особенности людей, задач, систем и целиком компании.
Решите технические вопросы до старта работ. В момент, когда подключаются финансисты всех сторон, доступы уже настроены и проект стартует. Если начинать подключаться только после этого — это убавляет кураж, снижает темп.
Работайте спринтами — задачи на неделю, каждый день планерки, созвон, и так далее. Постоянная плотная работа, иногда с выездом на территорию клиента, иногда отдельно, но совместная работа — это крайне важно.
Эксплуатация автоматизированных систем
На вашей стороне определите руководителя, который отвечает за систему, и большинство запросов должно идти через него. В процессе автоматизации мы передаем вам знания о системе. В крупных компаниях первая линия поддержки — отдел сотрудников, которые отвечают на все вопросы, разбирают их с коллегами, и только если появляются вопросы повышенной сложности, запрашивают информацию у нас или в другой обслуживающей компании. Очень важно, чтобы компетенция по работе и поддержке передавалась на сторону пользователя (клиента).
Система управленческого учета должна постоянно контролироваться. У каждого отчета и каждого процесса должен быть свой хозяин — оунер, который отвечает за их правильность. Система меняется, меняются вводные данные, меняются сотрудники, бывают ошибки неправильного ввода данных или другие ситуации, которые никто не мог предвидеть. Допустим, есть два юрлица, между которыми никогда не было оборотов, а теперь оборот появился. Или одна из компаний была без НДС, стала с НДС. Это нормально, но учитывать надо по-другому: нужно настроить правила, отчеты и так далее. Все это вы можете сделать самостоятельно либо обратиться к нам или другим компаниям за помощью.
Определите, как и когда проводить регламентные проверки отчетности. Например, каждый день в 12.00 в системе должны быть остатки, к 5-му числу — ДДС за предыдущий месяц, к 15-му числу — ОПУ. Система позволяет делать предварительный ОПУ, если бухгалтерии не хватает закрывающих документов — вносите предварительные данные вручную и затем сравниваете реальный ОПУ с тем, который сдан.
Подведем итоги
Призываю тщательно взвесить, нужна вам автоматизация или нет, оцените плюсы и минусы, проанализируйте, готова ли ваша команда к автоматизации, понимаете ли вы цели и так далее. Свяжитесь с нами, и вместе разберем, можем ли помочь в автоматизации вашего кейса.
