ENGЕще десять лет назад внутренняя коммуникация в компаниях сводилась к форумам, общим почтовым рассылкам и разрозненным папкам с документами. Всё работало, но было громоздко и неэффективно. Сегодня на смену этим инструментам пришли корпоративные порталы — единое цифровое пространство для сотрудников. О том, как они повлияли на работу HR-отделов, мы поговорили со Светланой Борматовой — генеральным директором АО «Гринатом Простые Решения», Аллой Киселёвой — начальником отдела по работе с персоналом АО «Гринатом Простые Решения», и Татьяной Сиделёвой — коучем, работающим с командами в бизнесе.
Фактически корпоративный портал — это веб-интерфейс, где собрана вся ключевая информация и сервисы компании. Для сотрудников это своего рода источник правды. По функционалу он может напоминать социальную сеть: у каждого есть свой профиль, можно обмениваться сообщениями, оставлять комментарии, быстро находить нужные документы и сервисы.
Для бизнеса такой портал становится не просто хранилищем данных, а рабочим инструментом, который выстраивает иерархию, облегчает коммуникацию, ускоряет процессы и помогает выстраивать корпоративную культуру. Особенно ценен он для крупных компаний, распределённых команд и организаций, где сотрудники работают в удалённом формате из разных точек мира.
«Корпоративный портал избавляет, прежде всего, от хаоса, который очень часто есть в мессенджерах и в почте, — считает Светлана Борматова. — Здесь информацию можно удобно структурировать. Плюс ко всему портал позволяет автоматизировать HR-процессы».
Чем крупнее компания, тем сложнее управлять процессами и коммуникацией — это факт. Если в небольшом коллективе до 20 человек все новости можно обсудить за чаем на кухне, то уже при 100–150 сотрудниках сделать это так же быстро и легко невозможно. Именно так корпоративный портал становится необходимостью.
Сегодня порталы представляют собой полноценные цифровые офисы, особенно если команда распределена по регионам или работает в гибридном формате. Через них удобно управлять кадровыми процессами от отпусков до обучения, быстро находить нужные сервисы, объединять людей из разных отделов и держать всех «в поле зрения».
По словам Татьяны Сиделёвой (коуча, работающего с командами в бизнесе), корпоративный портал работает также как инструмент вовлечённости. Когда компания делится стратегическими целями, результатами и новостями, сотрудники чувствуют свою причастность к общему делу. Прозрачность информации рождает доверие: человек понимает, куда движется бизнес и какую роль он играет в общей системе. Это повышает осознанность и мотивацию — от «просто работы» до настоящей эмоциональной привязанности к компании.
Международные исследования Aon Hewitt доказали прямую связь между вовлечённостью и бизнес-результатами: чем выше уровень вовлечённости, тем стабильнее показатели компании и выше продуктивность сотрудников. Российские корпорации, участвовавшие в этих опросах, показывали те же закономерности, что и западные.
«Практика моей работы подтверждает: годы, когда вовлечённость сотрудников была максимальной, становились для компаний годами пикового роста», — рассказывает Татьяна Сиделёва.
Источник внутренней мотивации
Существует прямая связь между вовлечённостью и мотивацией. Чем сильнее сотрудник разделяет ценности и миссию компании, тем больше у него включается внутренняя, а не внешняя мотивация. Он перестаёт воспринимать себя «винтиком в системе» и ощущает значимость своего вклада. Даже на самых простых позициях — курьер, оператор колл-центра или дворник — человек понимает, что его труд критически важен для общего результата.
«Когда работник видит, что его ежедневные задачи — будь то подготовка отчёта, уборка офиса или отгрузка товара — влияют на результат компании, его труд приобретает смысл, — поясняет коуч Татьяна Сиделёва. — Даже самые простые действия становятся частью большого проекта, который меняет рынок или жизнь людей. В фармацевтике это здоровье, в ЖКХ — комфорт жителей, в ритейле — удобство клиентов. Проблема в том, что бизнес не всегда это подчеркивает. Между тем именно линейный персонал чаще всего обеспечивает базовые процессы, без которых не может существовать компания. Если представить организацию в виде пирамиды, то её устойчивость держится именно на “основании” — рядовых сотрудниках. Поэтому вовлечённость должна формироваться на всех уровнях, а не только среди топ-менеджеров».
И корпоративный портал — важный инструмент, который помогает выстроить эту систему. Он работает не только как канал для передачи информации сверху вниз, но и как платформа для признания заслуг. Виртуальные «доски почёта», публикации о достижениях, внутренняя система благодарностей и бонусов — всё это становится сильным нематериальным мотиватором. Признание и уважение удовлетворяют базовую человеческую потребность в значимости, а значит, стимулируют сотрудников повторять успешные действия.
«Разумеется, зарплата и социальные гарантии остаются фундаментом, — подчеркивает Светлана Борматова. — Но когда материальная база закрыта, именно уважение, признание и ощущение собственной роли в системе поднимают мотивацию на новый уровень. В результате сотрудник не просто выполняет инструкции, а сознательно стремится сделать больше и лучше, видя прямую связь между своей работой и результатами компании».
На корпоративном портале можно реализовать разные способы вовлечения сотрудников. Один из инструментов — демонстрация масштаба компании. Когда работник видит не только свои задачи, но и общий результат, он начинает понимать, что его вклад важен. Корпоративный портал может стать такой «витриной» компании.
Размещение новостей, кейсов, информации о проектах, объявлений и даже видеовыступлений руководителей на отраслевых форумах — всё это погружает сотрудника в процессы и делает его сопричастным. Важно, чтобы портал не сводился к сухой базе данных: он должен быть площадкой для диалога. Поэтому многие компании добавляют туда функции соцсети: чаты, реакции, возможность комментировать публикации, приглашать коллег на мероприятия, делиться фото или участвовать в благотворительных акциях.
«Портал может стать отличным помощником в таких HR-процессах, как онбординг, обучение, опросы, тестирования, 360-оценка, отслеживание карьерного пути — объясняет Татьяна Сиделёва. — Сотрудник может заполнить профиль, увидеть результаты своих проектов или понять, какие возможности для роста открыты внутри компании. Такая прозрачность делает бизнес более открытым, а сотрудников — вовлечёнными».
Другой важный инструмент — геймификация. Это один из самых популярных способов повысить интерес и мотивацию персонала. В игровой форме рутинные задачи воспринимаются проще: сотрудники собирают баллы, отделы соревнуются между собой и получают награды — от символических призов до совместных поездок или обучения у топовых экспертов.
Геймификация работает для всех поколений — от молодых специалистов до сотрудников старшего возраста. Она объединяет людей и помогает почувствовать командный дух, а заодно напоминает, что даже повседневная работа может приносить удовольствие и цениться руководством.
Следующий важный пункт, который можно эффективно организовать с помощью корпоративного портала — онбординг. Правильная адаптация нового сотрудника — один из ключевых факторов вовлечённости. Чем быстрее и мягче человек войдёт в коллектив, тем выше его мотивация работать и развиваться в компании.
Через портал сотрудник получает доступ ко всей информации: приветственное обращение руководства, план адаптации, корпоративные правила, графики, базы знаний. Такой централизованный подход позволяет новичку сразу понять, как устроена компания и где искать ответы на свои вопросы.
Кроме того, портал помогает выстраивать карьерные траектории. В нём можно отслеживать обучение, результаты ежегодных оценок, готовность к командировкам или ротации. Если в системе есть грейды и индивидуальные планы развития, сотрудник видит, какие навыки ему нужны для перехода на новую должность, а руководство — кто готов к росту.
«По сути, портал превращается в “сердце” HR-системы компании, — уверена Алла Киселёва, начальник отдела по работе с персоналом АО «Гринатом Простые Решения». — Он помогает быстрее встраивать новых людей в бизнес-процессы, удерживать их, развивать и показывать перспективы. А значит, напрямую влияет и на результативность самого бизнеса».
Эффективный инструмент коммуникации
Корпоративный портал — точка сборки для кросс-командных проектов. Он становится площадкой для взаимодействий, когда над одним проектом работают люди из разных подразделений.
Внутри портала можно создавать проекты, назначать задачи и формировать команды. Система подтягивает профили сотрудников, что позволяет сразу видеть их компетенции и зону ответственности. Даже если коллеги находятся в разных городах и не встречаются офлайн, они могут общаться, обмениваться файлами и совместно работать над проектом.
«Это внутренняя экосистема, которая объединяет специалистов разного профиля — от IT до закупок и коммерции, — считает Светлана Борматова. — За счёт этого качество проектов растёт, а вовлечённость и мотивация сотрудников усиливаются».
Через портал можно сообщать о важных событиях — от дней рождения коллег и юбилеев компании до корпоративных праздников и специальных мероприятий, например, дне здоровья или дне донора.
Портал позволяет транслировать новости как глобального, стратегического характера, так и внутри отделов. Каждый сотрудник видит, чем занимаются коллеги из других команд: IT помогает автоматизировать процессы для HR, бухгалтерия работает над отчётами, юристы обеспечивают соблюдение норм — всё это прозрачно.
Такая открытость укрепляет взаимное уважение между отделами. Когда сотрудники видят вклад коллег в общий результат, они начинают лучше понимать значимость и своей, и их работы. Внутренние конкурсы, благодарности, награды и публичное признание усиливают корпоративный дух и мотивацию.
Как эффективно работать с корпоративным порталом
Важно понимать, что портал — живой инструмент, который помогает компании оставаться на связи и вовлекать сотрудников. Чтобы он работал эффективно, важно поддерживать актуальность информации и регулярно обновлять контент.
«В разных компаниях всё может быть устроено по-разному, — объясняет Светлана Борматова. — Часто есть центральный координатор или администратор портала, иногда наполнением занимается внутренний пиарщик. Он следит за структурой, оформлением и актуальностью разделов. Наполнение контентом обычно делят между отделами: маркетинг отвечает за внешние новости, IT — за технические обновления, HR — за процессы и обучение сотрудников. Такой подход позволяет каждому отделу делиться своей работой и поддерживать прозрачность внутри компании».
Важно подобрать такой портал, интерфейс которого будет отвечать задачам вашего бизнеса. Большинство настраивается под нужды компании: добавляются новые разделы, базы знаний, функции поиска, чтобы информация была легко доступна. Технические специалисты помогают адаптировать портал под изменения в компании, а администрация контролирует, чтобы всё работало гладко.
Таким образом, корпоративный портал — это не разовое решение, а постоянный живой процесс. Он объединяет сотрудников, помогает им взаимодействовать между отделами, вовлекает в проекты и поддерживает мотивацию. А чем лучше распределены роли координаторов и владельцев контента, тем более эффективен портал и выше заинтересованность сотрудников.
