ENG
Мнение, Технологии

Как эффективно организовать работу на удаленке

Юрий Левин

Юрий Левин

IT-директор компании «Моё дело»

За последние пять лет число организаций, предлагающих гибкие или полностью удаленные варианты работы, увеличилось на 40%. Компании, переходящие на удаленную работу, получают большую выгоду, когда дело доходит до найма высококвалифицированных сотрудников и поддержания их сотрудников счастливыми. А иногда, как сейчас, многим фирмам приходится задуматься об этом независимо от их желания. Однако забрать офис и отослать сотрудников на удаленную работу нелегко. Это требует значительного планирования и подготовки. 

Мы в компании «Моё дело» можем уверенно делиться таким опытом, ведь давно работаем с удаленными сотрудниками по всей России, от Волгограда до Красноярска! Итак, вот что нужно знать для успешного перехода на удаленку.

Не переживайте

Руководители многих фирм испытывают вполне естественные опасения, что переход на удаленку ударит по эффективности работников. Много ли времени займет адаптация? Не будут ли их отвлекать чересчур уютная обстановка и родня? Побаивались и мы. Да и самих работников это беспокоило. Но наш опыт показал: если работники продуктивны на своих привычных местах, то и на удаленке лишь единицы столкнутся со сложностями при адаптации. Главное — правильно организовать другие аспекты.

Определите политику удаленной работы

Большинство менеджеров имеет все ресурсы для организации работы удаленных сотрудников, но у них нет понимания, как это сделать. Конечно, в экстренной ситуации организовать такой переход легче тем компаниям, которые уже имеют такой опыт. Перед переходом команды на удаленную работу важно наметить ожидания, поделиться ими со всеми в команде и регулярно обновлять их.

Обеспечьте доступность работников

Нужно ли команде быть в Сети в определенное рабочее время, или они смогут сами составить расписание? Возможно, ваша политика подразумевает второе, но мы предпочитаем сохранять режим работы. Наши менеджеры согласовали со своими командами графики и предложили всем работникам в свою очередь согласовать их с семьями. Работа есть работа, даже удаленная!

Выберите инструменты

Необходимо обеспечить эффективное общение и совместную работу всех частей организации. Это, возможно, главное условие успешной адаптации: когда налажена коммуникация, каждый сотрудник остается частью команды. И чем больше условия коммуникации приближают стиль общения к реальному, тем лучше. Например, мы в «Моё дело» рекомендуем звонить друг другу, если переписка затягивается, а решения нет, а еще лучше — звонить по видеосвязи.

Конечно, остается место и для переписок — в нашей компании мы используем главным образом корпоративный чат. Но чтобы сотрудники не сбивались с ритма, каждая команда согласует со своим менеджером перечень чатов, где происходит обмен важной информацией и на которые надо реагировать быстро. Остальные — переводятся в режим «без звука».

Управление проектом

Организация — ключевой момент для команд, работающих удаленно. Настройте облачные инструменты управления проектами, чтобы каждый мог получить доступ к нужным файлам и информации в любое время. Эти инструменты также предлагают способы организации проектов между различными отделами и установки срочных напоминаний. Как показывает наш опыт, организовать рабочий процесс на удаленке без потери эффективности не так уж сложно, если в обычных условиях взаимодействие сотрудников в офисе налажено хорошо. Из технических мер для этого понадобятся система отслеживания выполнения задач и четкий механизм обмена отчетами о выполненной работе. Из не технических — только добросовестность менеджеров и специалистов.

Производительность

Конечно, средства управления проектом расскажут всё о продуктивности сотрудников. Но как ее улучшить? В нашей компании даже на удаленке используется тайминг, с помощью которого эффективность труда может контролироваться как менеджером, так и самим сотрудником. Практика показывает, что проблем с его соблюдением не возникает, а в дополнительном мониторинге необходимости не появляется.

Атмосфера

Как же наши работники умудряются продолжать усердно трудиться, когда обстановка вокруг к этому совсем не располагает? У нас — располагает! Наши сотрудники поддерживают дома обстановку, максимально приближенную к рабочей: соблюдают дресс-код, выделяют себе отдельное рабочее место (причем не диван) и соответствующим образом его обставляют.

Для многих, однако, дома и стул может оказаться неудобным, и стол слишком низким… и вообще всё не то. Кого-то это может поразить, но многие работники в офисе вообще чувствуют себя спокойнее и уютнее, чем дома. Так что для полной аутентичности мы даже разрешаем забирать из офиса мебель и оборудование — последнее зачастую необходимо и потому, что домашние аналоги не соответствуют всем поставленным задачам.

Наконец, если нет офиса — никуда не нужно ходить. Звучит неплохо, но отсутствие физической нагрузки, даже простого передвижения по офису, негативно влияет на эффективность сотрудника. Поэтому перед и после работы мы рекомендуем работникам выходить на прогулку — как будто они идут на работу и потом обратно. Это не занимает больше времени, чем тратится на путь до работы в штатных условия (даже меньше — теперь наши сотрудники высыпаются!), но позволяет взбодриться и настроиться на нужный лад.

Готовим менеджеров

Успешный переход к удаленной работе также во многом зависит от хорошо подготовленных менеджеров или руководителей команд. Многих менеджеров важно хорошо обучить и подготовить. Первый шаг — убедиться, что у менеджеров есть правильные инструменты (например, упомянутые выше), чтобы они могли быть доступны своим сотрудникам, отвечать на любые вопросы, предлагать отзывы и, самое главное, следить за ходом проектов. Мы считаем, одной из главных причин успешного перехода нашей компании в режим удаленной работы явился как раз тот факт, что наши менеджеры с самого начала были готовы к такому повороту — сказался опыт работы с удаленными офисами в разных городах.

Поддерживаем культуру компании

Позитивная корпоративная культура имеет основополагающее значение для вовлечения сотрудников. Многие команды боятся, что при удаленной работе она пострадает. Но достаточно поддерживать контакт, создавать рабочую атмосферу на дому, как мы описали выше, проявлять некоторую креативность — и всё будет в порядке.

Стоит помнить, что недостаток личного взаимодействия с человеком является большой проблемой для сотрудников, когда речь идет о поддержании хорошего рабочего общения. Во многом поэтому мы предпочитаем всегда, когда есть возможность, использовать видеосвязь — она дает ощущение большей вовлеченности и социальности процесса.

Мы также заботимся о поддержке тех, кто с трудом справляется с новым режимом работы. Конечно, трудно проследить, не подвергается ли работник выгоранию, но если мы об этом узнаем, в каждой команде есть человек с опытом удаленной работы, который сможет помочь советом.

Вот так за последние две недели мы сумели успешно организовать рабочий процесс на удалёнке! Сотрудники довольны, а компания по-прежнему эффективна и, как всегда, работает для вас!

Подписывайтесь на канал «Инвест-Форсайта» в «Яндекс.Дзене»
Загрузка...
Предыдущая статьяСледующая статья