ENG

Перейти в Дзен
Инвестклимат, Мнение

Кадровики и бухгалтеры: выгорание или роботизация?

Светлана Анисимова

Светлана Анисимова

Генеральный директор UiPath в России и СНГ

Когда речь заходит о профессиональном выгорании, в этом контексте редко упоминаются бухгалтеры. Тем не менее по уровню переживаемого стресса именно они находятся в верхней части перечня уязвимых специальностей. Страх допустить ошибку при сверке, регулярные переработки во время сдачи квартальных отчетов, ожидание камеральной проверки — все это негативно сказывается на психологическом состоянии и лишь повышает вероятность сбоев в работе.

Выгорание — новая нормальность

По данным британской отраслевой организации CABA (Chartered Accountants Benevolent Association), треть бухгалтеров называет работу основным источником своего стресса. 41% из них в качестве главной причины стресса указывают переутомление. Не лучше обстоят дела и в кадровых департаментах. Сотрудники, одной из задач которых является защита от выгорания других членов коллектива, и раньше подвергались мощному стрессу из-за необходимости много общаться с людьми, находящимися в самых разных психологических состояниях. Теперь же к «привычной» неприятности добавились новые, связанные с влиянием на компании последствий пандемии: реструктуризация, поиск избыточных штатных единиц и пр. Об этой проблеме уже прямо говорят руководители кадровых агентств.

Затягивающий водоворот рутины

Что же объединяет стремительно выгорающих в современных условиях бухгалтеров и кадровиков? Причина проста: люди, способные и готовые выполнять сложные интеллектуальные задачи, львиную долю рабочего времени вынуждены тратить на однообразные рутинные операции. Даже когда квартальный отчет только что сдан, на бухгалтера бесконечным потоком валятся акты сверок, авансовые отчеты, банковские выписки, сверки с оборотно-сальдовой ведомостью, платежные поручения, сопроводительные письма, заявки и статистические отчеты. Добавим сюда загрузку данных МСФО и MDA и попробуем подсчитать, сколько времени остается у бухгалтера на саморазвитие и профессиональный рост.

Кадровикам тоже достается по полной программе: подготовка справок 2-НДФЛ, заведение счетов, оформление листков нетрудоспособности и срочных отпусков, отчёты по принятым и уволенным. Осталась минутка? Самое время заняться поиском резюме по сайтам. А потом, когда небо покажется с овчинку, самое время узнать, что работодатель с несколькими сотнями штатных единиц принял решение в очередной раз сменить юридическое лицо. Как в таких условиях сохранить немного человеколюбия хотя бы для самых близких?

Одно решение для многих проблем

Все вышеперечисленные задачи объединяют их рутинность и высокая цена допущенной ошибки. Плохое сочетание для переутомленного работника. Зато очень хорошее пространство для внедрения роботизации процессов (RPA). Термин не должен пугать даже человека, весьма далекого от высоких технологий. За внедрением RPA далеко не всегда стоят огромные бюджеты, длительная разработка проектов и привлечение многочисленных высокооплачиваемых специалистов. Простые задачи можно роботизировать буквально за 1–3 дня, и в этом принципиальное отличие роботизации от привычной автоматизации.

Классическая автоматизация подразумевает обязательную стадию проектирования и глубокую интеграцию каждого решения в информационные системы предприятия. Роботизация, напротив, не требует изменения существующих ИТ-систем, так как «робот», выполняющий какой-то рутинный процесс, использует для этого те же средства, что настоящий сотрудник: запускает программы, открывает письма, вносит данные в электронные таблицы, извлекает данные из таблиц и заполняет формы, проводит сверку, рассылает уведомления при наступлении нужного события. Робота можно одинаково легко настроить для взаимодействия с SAP или 1C, не обращаясь за помощью к службе поддержки платформ: надо просто показать, как эту задачу выполняет человек.

«Мы внедрили систему роботизации формирования и отправки актов сверки, в результате чего время на выполнение данной задачи сократилось в 7 раз (раньше у сотрудника уходило на нее 7 минут, а робот делает все за 1 минуту), — рассказывает директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group Светлана Гацакова. — Заказчики проявляют интерес к роботизации таких функций финансовых процессов, как “сбор единого реестра информации из разных интернет-источников для анализа кредитоспособности контрагента”, “проверка факта наступления просрочки платежа” и “рассылка уведомлений на кредитных контролеров и коммерсантов”, “загрузка данных МСФО и MDA”».

Семь минут — казалось бы, мелочь. Но один, два, пять таких «помощников» могут снизить рутинную нагрузку на бухгалтера или кадровика на десятки процентов! Особенно остро это преимущество можно будет оценить в периоды авралов. Ведь робот просто действует по четкому пошаговому алгоритму. Он не спит, не ошибается от усталости и совершает все действия куда быстрее человека. Однажды настроенный, он будет просто работать, не потребляя практически никаких ресурсов, пока в его услугах будет сохраняться необходимость.

В России решения в области RPA пока только начинают распространяться, но публичные кейсы уже есть.

Отличных результатов добилась, например, крупнейшая российская нефтехимическая компания «СИБУР Холдинг». Роботизации подверглись бухгалтерские процессы в ОЦО, благодаря чему удалось автоматизировать перечисление суточных и обработку авансовых отчетов по командировкам. Всего три программных робота после запуска начали ежемесячно экономить компании рабочего времени на 8 ПШЕ (постоянных штатных единиц).

ЗАО «КИВИ Банк» внедрило решения RPA в процессы организации выплат по зарплатным проектам «КИВИ Банк». Бухгалтерия предприятия тратила много времени на однообразные задачи, связанные с созданием платежных поручений в автоматизированной банковской системе (АБС) на основе ведомостей, полученных из 1С. Теперь робот самостоятельно запрашивает список проведенных платежных документов, проверяет каждый из них и регистрирует в АБС. Это позволило не только освободить бухгалтеров для выполнения задач с более высокой добавленной стоимостью, но и ускорить процесс в четыре раза!

Пионеры внедрения RPA продвинулись еще дальше. Образцом можно считать швейцарскую Swiss Re — одну из крупнейших перестраховочных компаний в мире. Она начала свой путь в роботизации процессов с автоматизации банковской выверки. В качестве технической платформы решения была выбрана UiPath Enterprise — продукт одного из крупнейших и известнейших на мировом рынке поставщиков средств RPA, компании UiPath. Робота научили выгружать банковские выписки и сопоставлять их в Microsoft Excel. Полученные результаты он отправлял в центральное хранилище данных. Решение этой простой задачи позволило сократить время согласования с 15 рабочих дней до трех! Руководство Swiss Re оценило потенциал новинки: недавно компания объявила, что доверила роботам юбилейный, сотый бизнес-процесс, освободив своим сотрудникам время для более интересных задач.

Роботы для компаний любого размера

Вернемся к тезису о том, что внедрение RPA не обязательно влечет за собой большие расходы. Сроки окупаемости напрямую зависят от размеров компании. Если она относится к крупному бизнесу, как в предыдущем примере, есть смысл подходить к делу серьезно: приглашать специалистов подрядчика, анализировать бизнес-процессы на предприятии, составлять списки автоматизации и приступать к внедрению. В этом случае большое предприятие вполне может рассчитывать на экономию рабочего времени в размере 5–10 и более ПШЕ и окупаемость в течение 8–12 месяцев.

Но это совсем не значит, что малому и среднему бизнесу RPA не по карману. Компания UiPath предлагает клиентам простые визуальные инструменты, такие как StudioX, с помощью которых обычный бухгалтер или кадровик могут вообще без чьей-либо поддержки и знания программирования самостоятельно автоматизировать отнимающие время рутинные задачи, оставляя себе больше времени на действительно важные вещи.

Однако вернемся к профессиональному выгоранию. Грозит ли оно тому, кто в несколько этапов смог избавиться от постоянных переработок, рези в глазах и ощущения бессмысленности совершаемых действий? Журнал The Economist настроен оптимистично. Его исследование за 2019 год показывает, что внедрение RPA на рабочем месте может удвоить производительность труда и снизить число человеческих ошибок на 32%. Вслед за этими цифрами, конечно, растет и чувство удовлетворенности своим трудом. Издание оценило его прирост в 17%.

Следите за нашими новостями в удобном формате
Перейти в Дзен

Предыдущая статьяСледующая статья